オフィスの備品に必要なモノって何?社員の作業効率を向上させる!あると便利な備品まで紹介

1週間のうち、多くの時間をオフィスで過ごす人も多いでしょう。
オフィス全体や自分のデスク回りなど仕事しやすい環境が整っていれば、モチベーションが上がることも期待できます。
作業効率も向上するかもしれません。
この記事では、必要な備品、あると便利な備品について紹介します。

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オフィス備品で必要なモノ


仕事で使う備品は、会社や自分で準備する必要があります。最低限の備品が無いと仕事が滞ってしまう可能性もあるためです。
ここでは必要な備品リストを紹介します。

デスク回り

デスクは、一番長い時間仕事をする場所です。そのため筆記用具やメモ帳などの必需品は、揃えておく必要があるでしょう。
また文房具や書類、スマートフォンなど様々なもので散らかってしまうこともあります。
デスクの上を整理整頓するための備品も必要です。

筆記用具

ボールペンや蛍光ペンなどは、揃えておくべき備品です。
黒のボールペンだけでなく、赤や青などの色付きのペンがあれば、重宝する場合もあるでしょう。
またボールペンの濃さや太さ、書き心地などは使い勝手の良いものを選ぶことで、作業の効率化にもつながります。

ノートパソコン

持ち運びが便利なノートパソコンは、必須です。
会議室でミーティングを行う場合の議事録作成や、外出先でのデータ閲覧などノートパソコンが無ければ成り立ちません。
「議事録は手書き」「外出時は紙の資料を持参」というように別の方法もありますが、作業効率を考えるとノートパソコンは準備した方が良いでしょう。

ファイル

昨今ではペーパーレス化が進んでいますが、紙媒体の書類も存在します。見積書や契約書の原紙や写しです。
各書類は保管期限が決められているため、ファイルに収納し管理しておくことで整理することができます。
また書類を持ち運ぶ際は、移動時に紙が破れないようにクリアファイルに収納がおすすめです。
紙媒体は探しやすいように収納方法を考慮して保管しておく必要があります。

メモ帳

メモ帳やノート類は、準備しておく方が良いでしょう。メモ帳は電話に出た際の覚書や、他の人が離席している場合の伝言などに使用します。
ノートは会議や客先訪問時にメモする場合に便利です。
また付箋紙も使用する場面が多いため、揃えておいた方が良いでしょう。

事務用品

硬貨の保管箱やキーボックス、事務用の封筒、名刺などは必需品です。これらの事務用品は、準備しましょう。
またコピー用紙やインクカートリッジ、領収書、各種伝票などの消耗品も揃えておく必要があります。

その他

業務の内容によっては、その業務に特化した備品も必要となります。
例えば乾電池、印鑑、電卓、USBメモリなどです。
必要な時に無かった場合、業務が滞ってしまう可能性もあります。
業務が遅延しないように、必要な備品は揃えておくことが必要です。
また、小物が増えると整理整頓するための備品も必要となります。
必要な時にすぐに取り出せるように、収納方法を考えながら整理することがおすすめです。

共有スペース

休憩するための共有スペースは、業務の効率に影響する重要な場所です。
共有スペースにはテーブルや椅子だけでなく、ウォーターサーバーやコーヒーサーバーなどがあれば、社員が快適に過ごせるでしょう。
観葉植物を設置することも効果的です。

オフィス家具・家電

デスクワークの場合、机や椅子は作業の効率につながるため重要なアイテムです。
特に椅子は、長時間座っていても疲れないようなものを選ぶ必要があるでしょう。
本棚やキャビネット、パーテーションなども必要となってきます。
仮に不要になった場合でも、業者に買取してもらうことが可能です。
机や椅子だけでなく、あらゆるオフィス家具の買取に対応している業者もあります。
また、勤務時間を快適に過ごせるように、空気清浄器や加湿器、サーキュレーターなどの家電もあった方が良いでしょう。
電気ケトルや電子レンジ、冷蔵庫などがあれば、休憩時や昼食時に重宝します。

工具

工具は必要な備品です。パーテーションや机、椅子などのネジが緩んだ場合に処置することができます。
また家電の電池交換時に、蓋をネジで開けるタイプの場合はドライバーが必要です。

シュレッダー

重要書類を紙媒体で保管している場合、保管期限を過ぎた後は廃棄します。
その際、シュレッダーにかけて機密情報が漏洩しないように対策することが必要です。
紙以外にもCDやDVDで重要情報を保管している場合は、CDのシュレッダーに対応した製品を選ぶ必要があります。

防災セット

勤務中に災害が起きた場合に備え、防災セットを用意しておくことが必要です。
防災セットにはヘルメットや救急セット、消化スプレーなどがあります。また乾パンや飲料水などの食料品も準備しておく方が良いでしょう。

会議室

会議室は複数の人間が集まって会議やミーティングを行うことを目的としています。
そのため、多人数が利用できるテーブルと椅子が必要です。

ホワイトボード

ホワイトボードは、会議などで意見や要点をまとめる際に重宝します。
またホワイトボードに書き出すことで、話の内容を見える化することができ、会議をスムーズに進めることが可能です。

オフィスにあると快適な備品


オフィスが快適になれば、業務の効率化につながるでしょう。
ここでは、快適となる備品リストを紹介します。

空気清浄機

多人数が業務を行っていると、二酸化炭素の濃度が高まります。
二酸化炭素の濃度が高まると、眠気を感じたり息苦しくなったりするため、業務の効率が低下するでしょう。
空気清浄機があれば、空気を浄化することが可能です。

加湿器

冬場にエアコンを使用すると、空気が乾燥するため湿度が低下します。
湿度が低下すると、のどが痛くなったり肌荒れがでたり、体に影響が出てくるでしょう。
加湿器を使用して湿度を一定に保つことで、快適な状態にすることができます。

ウォーターサーバー

人間にとって水分は重要です。ウォーターサーバーがあれば手軽に水分補給することができ、社員の体調管理に役立ちます。
またお湯が出るタイプのウォーターサーバーであれば、コーヒーなどの温かい飲み物を作ることができ、
リフレッシュしやすい環境と言えるでしょう。ウォーターサーバーは、レンタルすることが可能です。

コーヒーメーカー

コーヒーメーカーがあれば手軽にコーヒーを飲めることができるため、休憩する際にリフレッシュできるでしょう。
休憩ができる快適なオフィスとなります。また来客時にもコーヒーを出すことが可能です。
コーヒーメーカーはレンタルすることもできます。

まとめ

オフィスで必要となる備品、あると便利な備品について紹介しました。
社員が快適に過ごすことができれば、業務の効率化にもつながります。
必要となる備品だけでなく、あると便利な備品についても揃えておくことがおすすめです

事務所移転コラム編集部
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東京を中心にオフィス移転、事務所移転事業を展開する事務所移転.comのコラム編集部です。最新のトレンドや、役に立つ情報を中心に、幅広い情報をお届けします!

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