事務所を移転した際には、主に官公庁に多種多様な書類を提出する必要があります。 そのほか、オフィスの解約通知や原状回復工事、取引先や顧客への挨拶、サイト上の情報変更なども欠かせません。 事務所移転時に必要となる書類や提出方法などについて、移転の流れや移転時の注意ポイントとあわせて紹介します。

事務所移転で必要な手続きは？

事務所の移転が完了したら、以下の書類を必ず提出してください。

• ●移転登記申請書
• ●異動届出書
• ●給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
• ●労働保険名称・所在地等変更届
• ●健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届
• ●雇用保険事業主事業所各種変更届


• 上記6つの書類に加えて、以下の手続きが必要となる場合があります。


• ●自動車保管場所証明申請書
• ●防火対象物使用開始届出書
• ●防火対象物工事等計画届出書
• ●防火・防災管理者選任（解任）届出書
• ●消防計画作成（変更）届出書

　　　　
• その他、任意で「転居届」を提出します。それぞれの提出先や期限などについて、以下で紹介します。

移転登記

【移転登記の手続きは必須です】

• ●提出書類：本店移転登記申請書/支店移転登記申請書
• ●提出先：移転前の管轄法務局
• ●提出期限：本店移転登記申請書2週間以内/支店移転登記申請書3週間以内

「移転登記申請書」を法務局に届け出ましょう。この申請書は移転前の事務所を管轄する法務局に提出します。 移転によって法務局の管轄が変わる場合、それぞれ申請書を作成し、移転前の事務所を管轄する法務局に提出してください。
 

移転する事業所	提出書類	提出期限
本店を移転	本店移転登記申請書	2週間以内
支店を移転	支店移転登記申請書	3週間以内

 

管轄内の移転であれば3万円、管轄外の移転には6万円の登録免許税がかかります。

詳細は以下の法務局のサイトなどでご確認ください。
商業・法人登記の申請書様式：法務局

転居届

「転居届」の提出は任意です。「転居届」を届け出ると、移転後1年間、転居前の事務所に届いた郵送物を無料で転居後の事務所に転送してもらえます。 提出先は郵便局です。転送開始までに数日かかるため、移転前に提出しておきます。郵便局への持参、ポストへの投函、インターネットが利用できます。 詳細は以下の郵便局のサイトをご確認ください。  

異動届出書

【異動事業に関する届出は必須です】

• ●提出書類：異動届出書
• ●提出先：移転前の管轄税務署
• ●提出期限：移転後速やかに

「異動届出書」を税務署に届け出ましょう。「異動届出書」は移転後すぐに提出してください。 この届出書は移転前の事務所を管轄する税務署に提出します。手数料はかかりません。 税務署への持参、郵送、e-Taxが利用できます。

詳細は以下の国税庁のサイトをご覧ください。
異動事項に関する届出｜国税庁  

給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

【給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出は必須です】

• ●提出書類：給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書
• ●提出先：移転前の管轄税務署
• ●提出期限：移転後1か月以内

「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」を税務署に届け出ましょう。 「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」は移転後1か月以内に提出してください。 この届出書は移転前の事務所を管轄する税務署に提出します。手数料はかかりません。 税務署への持参、郵送、e-Taxが利用できます。

詳細は以下の国税庁のサイトをご確認ください。
給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出｜国税庁  

労働保険名称・所在地等変更届

【労働保険名称、所在地変更手続きは必須です】

• ●提出書類：労働保険名称、所在地等変更届
• ●提出先：移転後の管轄労働基準監督署
• ●提出期限：移転後10日以内


「労働保険名称、所在地等変更届」を労働基準監督署に届け出ましょう。この変更届は移転後の事務所を管轄する労働基準監督署に提出します。 ただし、一元適用事業所と二元適用事業所とでは提出先が異なります。
 

事業所の種類	提出先	提出期限
一元適用事業	労働基準監督署	移転後10日以内
二元適用事業	労働基準監督署と公共職業安定所（※）	移転後10日以内

 
※労災保険は労働基準監督署に、雇用保険は公共職業安定所（ハローワーク）に提出します。

手続きの詳細は以下のe-Gov電子申請のサイトなどをご確認ください。
労働保険名称、所在地変更

一元適用事業・二元適用事業とは 一元適用事業とは、労災保険と雇用保険を一本化して扱う事業のことです。ほとんどの事業所が該当します。
二元適用事業とは、労災保険と雇用保険を別々に扱う事業のことです。農林漁業や建設業などが該当します。

健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届

【適用事務所の名称・所在地の変更手続きは必須です】

• ●提出書類：健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届
• ●提出先：移転前の管轄年金事務所
• ●提出期限：移転後5日以内

「健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届」を年金事務所に届け出ましょう。 この変更届は、移転前の事務所を管轄する年金事務所に提出します。 登記事項証明書（または、登記簿謄本の写し）など、移転後の所在地が確認できるものをあわせて提出してください。
 

移転先の事務所の管轄	提出書類	提出期限
管轄内	適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）	移転後5日以内
管轄外	適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）	移転後5日以内

 
年金事務所への持参、郵送、電子申請が利用できます。

詳細は以下の日本年金機構のサイトをご確認ください。
事業所の名称・所在地を変更するとき


雇用保険事業主事業所各種変更届

【雇用保険事業主事業所各種変更届の届出は必須です】

• ●提出書類：雇用保険事業主事業所各種変更届
• ●提出先：移転後の管轄公共職業安定所
• ●提出期限：移転後10日以内

雇用保険に加入している場合、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を公共職業安定所（ハローワーク）に届け出ましょう。 登記事項証明書と、労働基準監督署に提出した「労働保険名称・所在地等変更届」の控え（二元適用事業の場合、「労働保険名称・所在地等変更届」）をあわせて提出します。 この変更届は、移転後の事務所を管轄する公共職業安定所に提出します。移転後10日以内に提出してください。 ハローワークへの持参、電子申請が利用できます。

詳細は以下のハローワークインターネットサービスのサイトをご確認ください。 雇用保険事業主事業所各種変更届  

自動車保管場所証明申請書

車両を保有する場合、「自動車保管場所証明申請書（車庫証明書）」を警察署へ届け出ましょう。 事務所の所在地によっては、自動車保管場所証明が不要となる場合があります。提出先は、移転後の事務所を管轄する警察署です。 2,100円の申請手数料がかかります。

詳細は以下の警視庁のサイトをご確認ください。 保管場所証明申請手続 警視庁  

防火対象物使用開始届出書

建物や建物の一部を借りる場合、「防火対象物使用開始届出書」を消防署に届け出ましょう。 「防火対象物使用開始届出書」は使用開始7日前までに提出します。提出先は、移転後の事務所を管轄する消防署です。

詳細は以下の東京消防庁のサイトなどをご確認ください。
東京消防庁＜安全・安心情報＞＜事業所向けアドバイス＞＜防火対象物の工事等計画の届出制度＞  

防火対象物工事等計画届出書

移転後の事務所で内装工事を行う場合、「防火対象物工事等計画届出書」を消防署に届け出ましょう。 提出先は、移転後の事務所を管轄する消防署です。着工7日前までに提出してください。 ただし、天井に達しない間仕切り壁の場合は提出不要です（ローパーテーションなど）。

詳細は以下の東京消防庁のサイトなどをご確認ください。
東京消防庁＜安全・安心情報＞＜事業所向けアドバイス＞＜防火対象物の工事等計画の届出制度＞  

防火・防災管理者選任（解任）届出書

防火・防災管理者を選任または解任した場合、「防火・防災管理者選任（解任）届出書」を消防署へ届け出ましょう。
提出先は、移転後の事務所を管轄する消防署です。「防火・防災管理者選任（解任）届出書」は2部必要です（消防署と事務所の保管用）。
防火管理者講習修了証や防災管理者講習修了証の写しをあわせて提出します。

詳細は以下の大阪市のサイトなどをご確認ください。
防火防災管理者選任（解任）届出書の書き方 - 中央消防署  

消防計画作成（変更）届出書

消防計画の作成や変更を行った場合、「消防計画作成（変更）届出書」を消防署へ届け出ましょう。 事務所作成の消防計画をあわせて提出してください。提出先は、移転後の事務所を管轄する消防署です。

詳細は以下の奈良市のサイトなどをご確認ください。
消防計画作成（変更）届出書 - 奈良市ホームページ

事務所移転時の流れ

事務所移転時の流れを、各段階におけるポイントや注意点とあわせて6段階で紹介します。

STEP１：スケジュールの決定

オフィスの移転にかかる日数は、少なくとも6か月程度だといわれています。 そのため、移転をはじめる前に大まかなスケジュールを設定しておく必要があります。 スケジュールは、移転後の事業開始日から逆算して組みます。 トラブルの発生によって予定が遅れる可能性もあるため、余裕をもたせたスケジュールを立てましょう。 例えば、以下のような内容をスケジュールに組み入れます。 【スケジュールの項目例】
• ●オフィスの選定や契約
• ●オフィスのデザインや配置の決定
• ●官公庁などへの各種手続き
• ●移転の実行



STEP２：新オフィスの選定

新しいオフィス選びに取りかかります。 新しいオフィスを選ぶ前に、事務所を移転する理由や課題を明確にしておき、課題を解消できるオフィスを選ぶようにします。 オフィスを選ぶ際のポイントは、以下のとおりです。

オフィスを選ぶ際のポイント

• ●立地
• ●最寄り駅からの所要時間
• ●従業員の通勤時間や交通費の増減
• ●得意先へのアクセス
• ●利便性の高さ（銀行や郵便局が近くにあるなど）
• ●入居にかかる費用
• ●入居条件
• ●設備状況
• ●駐車場の有無
• ●ビルの場合、利用可能時間の有無



オフィスの入居審査には一般的に、登記簿謄本や決算書、会社案内などの書類が必要です。 加えて、契約締結時に登記簿謄本や印鑑証明書などの提出が求められることがあります。 必要な書類はオーナーによって異なるため、前もって確認し、準備しておきましょう。
入居審査に通過したら、事務所のレイアウトを決めます。働きやすい環境を作るために、配置は動線を考慮して決定します。 事務所のレイアウトが決まったら、家具や事務用品など、移転先に必要な物品のリストアップも済ませておきます。 移転先に持っていく什器や追加購入する什器を決め、不要な什器は処分します。

STEP３：オフィスの解約手続き

移転が決定したら、オフィスの解約手続きを行います。 はじめに、オフィスのオーナーや管理会社に解約通知を出します。 解約通知は退去する6か月前までに出すのが一般的ですが、契約内容によって異なるため、あらかじめ確認しておく必要があります。 次に、現在のオフィスの原状回復工事（傷や汚れなどを修復して、入居前の状態に戻すこと）を手配します。
オフィスの場合、原状回復工事は契約期間中に完了させます。指定業者がいるかどうかを確認し、いる場合は指定業者に依頼します。 入居時に手を加えた部分があれば、それも元に戻しておきます。オフィスの場合、原状回復にかかる費用は多くの場合100%入居者が負担します。 トラブルを防ぐために、オーナーや管理会社に原状回復の具体的な範囲や方法を確認しておきましょう。

STEP４：関係各所への連絡

取引先や顧客など、関係各所への連絡や挨拶を行います。 関係各所への連絡は信頼関係に影響を及ぼす可能性があるため、慎重に行うようにします。 連絡する必要がある取引先をリストアップし、挨拶文を考えます。基本の連絡方法ははがきのため、印刷や発送の時期も考えておくことが必要です。 連絡相手によっては、メールで連絡することもあります。

STEP５：自社サイトの修正

移転後の住所や電話番号など、自社サイトの情報を修正します。 それとあわせて、自社サイトに移転のお知らせを掲載します。移転のお知らせは、移転の1か月前までを目安にします。 Googleビジネスプロフィール（旧Googleマイビジネス）など、ネット上にオフィスの情報を掲載している場合、こちらの情報も一緒に修正しておきます。 掲載しているサイトによっては、修正内容が反映されるまでに時間がかかることがあるためご注意ください。

STEP６：移転

移転先のオフィスに引っ越す際に、移転前のオフィスを明け渡します。移転後は、前述の各種手続きを忘れずに実行してください。 移転に必要な手続きのリストを作成しておくと便利です。 なお、移転先に引っ越す前に、内装工事や電気工事、LAN配線工事、新規購入した什器の搬入などは済ませておきましょう。

事務所移転時に注意するポイント

事務所を移転する際には、セキュリティ対策や内装工事のスケジュール、人員の確保に注意が必要です。 それぞれのポイントについて以下で紹介します。

セキュリティ対策

移転する前に、移転後の事務所のセキュリティ環境を確認しておきましょう。 セキュリティの低下は情報漏れなどにつながるため、セキュリティ対策は万全にしておく必要があります。 例えば、次のようなセキュリティ環境を移転前に調べておきます。 【移転前に要確認：セキュリティ対策例】
• ●インターネットの接続環境
• ●インターネット回線
なお、インターネットや電話などのインフラ整備はトラブルが発生することを想定して、スケジュールに組み入れておきます。

移転時の内装工事

新しい事務所の内装工事のスケジュールを前もって確かめておきます。 予定どおりに工事が終わらない可能性もあるため、移転後の業務に差し支えがないよう、日数にゆとりをもって依頼します。 移転が原因で従業員の作業効率を低下させることがないよう、働きやすい環境を整備しておくことが大切です。

人員の確保

荷ほどきなど、事業所の移転に必要な人員を確保しておきます。従業員には、個人の荷物を整理しておくよう事前に周知しておきます。 また、移転に関するスケジュールや移転時の対応方法などを決めておき、従業員に周知し、移転にかかる作業を前もって割り振ります。 スムーズに業務を再開できるよう、不要な荷物はあらかじめ処分しておきます。 事務所の移転は予定どおりに進まない可能性もあるため、プロジェクトとの兼ね合いなども考慮しておきます。

まとめ

当記事のポイントは以下の3つです。

事務所の移転が完了したら、移転に必要な手続きを必ず行いましょう。

チェックリストを準備するなどして、提出漏れがないように注意します。

事務所の移転はトラブルが発生した場合に備えて、日数にゆとりをもって行います。

スムーズな移転の実現には、移転に際してのスケジュールや対処法を従業員に周知しておくことも欠かせません。 解約に必要な手続きや、入居に必要な書類を確認して準備しておくことも必要です。 また、取引先や顧客への連絡も転居前に必ず行います。ネット上に掲載している情報も忘れずに変更しておきましょう。

移転前よりも働きやすい環境にすることを念頭に置き、移転の準備を進めます。

移転する際には、新しい事務所のセキュリティ対策を万全にしておく必要があります。 以上のポイントや注意点を押さえて、スムーズで有意義な事務所の移転を実現しましょう。