オフィス移転で抑えておくべきポイントとは? 移転の流れとスケジュールを紹介

社員が増えた時や、事業拡大など、あらゆるタイミングでオフィス移転を考えるタイミングがあります。やることが多く何から手をつければいいのだろうと不安になる方もいるでしょう。この記事では、「スケジュールはどのようになるの?」「オフィスを移転する際にはどういう日程で進むの?」「検討をする際に、考える必要がある事柄はあるのか」という疑問に対して解説します。

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オフィス移転の進め方

進め方を知りたいという方は多いのではないでしょうか。「今のオフィスよりも広い場所」、「駐車場が広いところ」など、漠然として詳細なことが決まっていないままオフィス移転を進めてしまった場合には、オフィスの快適さの低下や社員の会社への満足度の低下を招く可能性もあります。そのため、移転の目的や理由は明確にしておく必要があります。「今よりも広い」ということだけでなく、「どのような環境で働きたいのか」、社員が満足して働きやすい、顧客が訪問しやすい環境」といったことまで考慮して、念入りに進めていく必要があると言えます。

 

オフィス移転の検討

オフィス移転を検討する際には、様々な進め方があります。例えば、「トップダウン型と呼ばれる、経営陣が掲げているビジョンに基づいた内容を使い、「プロジェクトメンバー」がより良く社員が働ける為の働き方を検討し、経営陣に提案」、「プロジェクト主導型と呼ばれる、プロジェクトメンバーの主導によって、社員の理想の働き方を考えてまとめた後に、経営陣に提案」、「ボトルアップ型と呼ばれる、社員1人ひとりの理想の働き方などの意見を集約して経営陣に提案」などの方法があります。ボトルアップ型のように、1人ひとりの社員の意見を取り入れたオフィス作りをしたいと考える際には、ワークショップを開催したりする場合もありますが、「オフィスサーベイ」というインターネットを活用したアンケートシステムの活用がおすすめです。オフィス移転の目的が明確になれば、目的を具体的に経営陣と社員が共有し合います。「働きやすい」、「通いやすい」といった「社員の考える理想の働き方」を実現するためには、話し合いなどはとても大切です。

 

移転先の検討・交渉

業者選びの前には、目的や移転人数や予算などを明確に提示できるように事前に整理してく必要があります。オフィスだけでなく、ビル探しの段階から業者に依頼する場合には、希望の「広さ」、「立地」、「賃料」などもある程度はイメージして予算なども決めておきましょう。また、設計や施工管理の専門スキルを持ったプロジェクトチームで対応してくれる業者選びをします。そうすることで、「移転業務や準備の人出不足などの心配の必要がない」、「移転の際に不安な点も相談しやすく、知識も豊富である」ということから安心して移転を進めることができます。また、移転後にも、働く環境を改善していくためのアドバイスなどをお願いできるように継続したお付き合いのできる業者であるのかも検討材料に入れておきましょう。また、オフィスの移転先を決める際には、立地だけでなくそのビルやオフィスの周辺の環境も大切な指標となります。例えば、コンビニや書店、文具店や薬局などへのアクセスのよい立地にあると、社員への満足度も高くなります。アクセスの良さや予算などを全て加味して選定する必要があります。オフィス移転の際には、賃料などの交渉も行うことも重要です。

 

オフィス移転時で対応する業務

どのような業務が、移転の際には必要になるのかをあらかじめ確認しておくことがとても大切と言えます。効率的に進めるために、業務にかかる負担を最低限に抑えるために、「自社での対応部分」、「業者への依頼部分」を整理して進行しましょう。

 

現オフィス対応

現オフィスの移転に際しては、「退去時に、最初の入居時の状態に戻すための原状回復工事が必要となるため、業者の手配をする」、「賃貸契約等の解約通知を出すか、または直接連絡して契約内容の確認をすることなどが必要となります。賃貸人と普通借家契約を締結している場合には、6か月前までの間に、相手先に更新しない旨の通知である解約通知をしておきましょう。6か月以内の解約の場合には、解約金が発生する場合も考えられますので、事前に賃貸人(オーナー等)に確認しておきましょう。オフィスを退去する場合には、壁や天井や床などを入居時の状態に戻す原状回復工事が必要となります。業者に見積もりを出してもらって作業日などの打ち合わせなども必要となります。

新オフィス対応

新しいオフィスへの移転に際しては、「目標を明確に計画すること」、「現オフィスの課題などの改善点を見つけること」、「オフィスやビルを内覧したりして候補を挙げる」、「従業員数を把握して備品などの必要数を確認する・会議室が何部屋必要かなどを把握すること」、「費用(コスト)の概算を算出する」、「オフィス移転にあたってのお知らせを関係会社などに送付する」が必要です。移転後に達成したい目標や、現在のオフィスでの問題点などや働き方に関する現状調査もしておきましょう。また、仲介業者へ問い合わせる前に仲介業者や不動産会社のWEBサイトで物件の下調べをしましょう。様々な物件を調べることで空室率や賃料の相場、ビルの特徴や仲介業者についても詳しく知ることができます。その上で、業者も選定しましょう。

 

オフィス移転のスケジュール

移転の基本的な流れは、以下の通りです。

 

項目 スケジュール 内容
基本計画 7か月~8か月前 ・ビルやオフィスの選定
・目標の設定
・現オフィスの問題点の調査・把握
・現オフィスの契約内容の確認
移転決定と契約 6か月~7か月の間 ・現オフィスの解約を通知
基本設計 4か月前~7か月前 ・コンセプト検討
・概算コスト算出
・スケジュール調整
・レイアウト計画
発注 3か月前~4か月前 ・移転のお知らせ
・現オフィスの原状回復の依頼など
実施設計 2か月前~4か月前 ・プラン調整
・設計図の作成
・コストの調整
・関連工事業者の調整
実施 引っ越し日~2か月前 ・施工管理
・引っ越し準備
・届け出などの手続き
引っ越し 当日 ・原状回復工事
新オフィスの運用開始 引っ越し日~2か月後 ・アフターフォロー
・竣工図の作成
・新オフィス移転のお祝い

 

オフィスの移転をするには、このような流れで進んでいきます。表で見るとそこまで忙しい印象はありませんが、オフィス移転には、とても多くの作業や打ち合わせが必要となるため、計画的に進めていく必要があります。

オフィス移転の業者選びのポイント

オフィス移転などの専門家は、オフィス移転業者といいます。オフィス移転の計画の段階からオフィスの移転後にも快適なオフィスを提案してくれる企業が多く存在します。働く人の最適なオフィス環境を維持していくために、オフィス移転後にも常に働きやすい環境への改善が欠かせません。オフィス移転業者を選ぶポイントを紹介します。業者を選ぶ際には、「継続的に相談などができるか」、「理想的なオフィスの実現ができる業者であるのか」、「費用やデザインだけでなくあらゆる角度から考えること」、「計画の段階から親身に相談にのってもらえるかどうか」、「計画や検討する段階でどういったオフィスが最適化を提案してもらえるか」で慎重に進めましょう。オフィス移転には、ビルやオフィス探しなどの計画も含めると、とても多くの時間が必要となります。期間に余裕をもって計画を進めることが大切です。

 

オフィス移転は専門家に任せよう!

企業のオフィスの移転には、様々な手続きが必要になりスケジュール通り行えるか不安に感じることもあります。初めてのオフィス移転を成功させるためには、専門家に任せるのが一番確実です.。専門家に任せることで、効率的にオフィス移転をすることができます。オフィス移転を検討しようと考えている方は、相談などが無料になっている場合も多く、まずは専門家に相談をすることをおすすめします。Brain Networkでは、オフィス移転や事務所移転を全てお任せいただくことができます。無料のレイアウト提案や最適な設備の提案もいたしますので、安心して新オフィスの移転をしていただけますよ。印刷業務も行っている会社なので、移転案内や新しい名刺なども一緒に発注することができます。関東メインのサービスになりますが、ぜひご利用ください。

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事務所移転コラム編集部
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東京を中心にオフィス移転、事務所移転事業を展開する事務所移転.comのコラム編集部です。最新のトレンドや、役に立つ情報を中心に、幅広い情報をお届けします!

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