リモートワークが当たり前となった今、オンラインでの会議スキルはビジネスにおいて欠かせないものとなっています。しかし、「リモート会議ってどうやって始めればいいの」「進行のコツがわからない」と不安を感じている初心者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、初心者でも安心してリモート会議を行えるよう、基本的な準備からスムーズな進行方法、さらにあると便利なツールまで、わかりやすく丁寧に解説します。

リモート会議とは？

リモート会議とは、インターネットを活用して離れた場所にいる複数のメンバーが、オンライン上でリアルタイムに会話や情報共有を行う会議形式のことです。テレワークや在宅勤務の普及により、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどのツールを活用したリモート会議が急速に発展しました。
出張や移動の手間を省けることから、業務効率化やコスト削減にもつながります。また、対面会議と同様に画面共有や資料の同時閲覧、録画機能なども利用できるため、多様なビジネスシーンで活用されています。

リモート会議のやり方【準備編】

リモートワークの普及により、リモート会議はビジネスの現場で欠かせない存在となりました。しかし、会議をスムーズに進行させるためには、事前の準備が非常に重要です。
ここでは、使用するツールの選定や通信環境の確認、参加者へのアジェンダ共有など、押さえるべきステップを紹介します。

必要なもの一覧（PC、カメラ、マイク、ネット環境）

リモート会議をスムーズに進めるためには、事前の準備が非常に重要です。とくに、必要な機材や環境が整っていないと、音声トラブルや映像の乱れ、接続不良などが発生し、会議の進行に大きな支障をきたします。
安定したパフォーマンスが求められるPC、相手の表情をしっかり伝えるためのカメラ、クリアな音声を届けるマイク、そして高速かつ安定したネット環境が必要不可欠です。
これらの基本ツールが揃っていることで、リモート会議でも対面と変わらない円滑なコミュニケーションが可能になります。

個室BOXの追加

リモート会議を円滑に進めるためには、事前の準備が非常に重要です。中でも、周囲の雑音やプライバシーの問題を解決する手段として注目されているのが「個室BOX」の導入です。リモート会議のやり方において、快適で集中できる環境を整えることは、生産性の向上と会議の質に直結します。
オープンスペースや共有オフィスでは、どうしても外部の音や視線が気になりがちです。そこで、遮音性が高く、簡単に設置できる個室BOXは、リモート会議の準備段階で取り入れるべき最適なソリューションです。

会議ツールの選び方（Zoom / Teams / Google Meet など）

リモート会議を円滑に進めるためには、最適な会議ツールの選定が欠かせません。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、現在は多くのオンライン会議ツールが存在し、それぞれに特徴や強みがあります。
例えば、Zoomは高い安定性と使いやすさで人気があり、TeamsはMicrosoft 365との連携が強力、Google MeetはGmailやGoogleカレンダーとの統合が迅速です。
利用シーンや参加者のITスキル、既存の業務環境に応じて最適なツールを選ぶことが、重要となります。

会議の招待方法・URLの共有方法

リモート会議をスムーズに進行させるためには、事前の準備が欠かせません。中でも「会議の招待方法」と「URLの共有方法」は、参加者全員にとっての入り口となる重要なステップです。
ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなど、使用するツールによって招待手順は異なりますが、共通して大切なのは、誰もが迷わず参加できるようにURLや必要な情報を正確に共有することです。

開始前の接続テストや音声確認のポイント

リモート会議をスムーズに進行させるためには、開始前の接続テストや音声確認が欠かせません。接続トラブルや音声不良が発生すると、会議全体の進行に支障をきたすだけでなく、参加者の信頼を損ねる恐れもあります。
事前にインターネット回線の安定性や使用する機器の動作状況、マイク・スピーカーの音声チェックを行うことで、トラブルを未然に防ぐことが可能です。

リモート会議のやり方【進行編】

リモートワークが主流となった今、オンラインでの会議進行スキルは、ビジネスパーソンにとって欠かせないものとなりました。音声や映像のトラブル、発言のタイミングのズレ、参加者の集中力の低下など、対面とは異なる課題が多いリモート会議では、進行役の工夫と配慮が求められます。
ここでは、リモート会議の進め方のポイントについて4つ紹介します。

会議の進め方のコツ（自己紹介・目的共有）

リモート会議をスムーズに進行させるためには、冒頭の「自己紹介」と「目的の共有」が非常に重要です。特に初対面のメンバーが参加する場合や、部署・会社の垣根を越えた会議では、最初の数分が会議全体の雰囲気と成果を大きく左右します。
また、会議の目的やゴールを明確に伝えることで、話が脱線せず、生産性の高い進行が可能になります。

発言のタイミングやマナー

リモート会議がビジネスの主流となった今、進行をスムーズにするためには「発言のタイミングやマナー」の理解が欠かせません。対面とは異なり、音声の遅延や表情の把握が難しいリモート環境では、発言がかぶってしまったり、話し出すタイミングがつかめなかったりといったトラブルが起こりがちです。
円滑な会議運営のためには、話す前に一呼吸おく、名前を呼んでから発言を促す、ミュートのオン・オフを適切に使い分けるなどの配慮が必要です。
また、リアクションボタンの活用やチャット欄の併用も、会議全体の流れを整える有効な手段となります。

トラブル時の対処法（音が聞こえない、映らない等）

リモート会議の進行中に「音が聞こえない」「映らない」といったトラブルが発生すると、スムーズな進行が妨げられ、参加者全体のストレスにもつながります。このようなトラブルを未然に防ぎ、起こった際には迅速に対処することが、重要です。

画面共有やチャット機能の活用

リモート会議を円滑に進行させるには、画面共有やチャット機能の効果的な活用が欠かせません。会議中に資料や画面を共有することで、参加者全員が同じ情報を視覚的に確認でき、理解度や集中力が向上します。また、チャット機能を活用すれば、発言のタイミングを逃した参加者も意見を伝えやすくなり、議論の活性化にもつながります。
特に大人数の会議では、話者以外のコミュニケーション手段としてチャットは非常に有効です。リモート会議ならではの機能を上手に使いこなすことで、進行のスムーズさや参加者の満足度が大きく変わってきます。

まとめ

Web会議を導入する際は、まずオフィス環境の見直しからスタートし、適切なWeb会議システムの選定、必要な機器の設置、資料共有の方法の整備といった準備が重要です。これらを整えることで、会議の効率化が図れ、移動時間やコストの削減にもつながります。業務の生産性を高めるためにも、Web会議を戦略的かつ効果的に活用することが求められます。