オフィスの解約には様々な手続きが必要となります。
必要な手続きを把握しておかないと思わぬ落とし穴にはまってしまうこともあるでしょう。
本記事では、オフィス解約の手続きについて紹介します。
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オフィスの解約には事前予告が必要

オフィスの移転先が決まり、今契約しているオフィスを解約する場合は事前予告が必要となります。
オフィスによって異なるため、オフィスの移転を検討する際は事前に入居時の賃貸契約書を確認しておくことが大切です。
以下では、一般的な解約に必要な期間や解約に必要な費用について紹介します。

解約に必要な期間

オフィスの管理会社やオーナーに退去の意思表示を実施することを解約予告と呼びます。一般的には、解約予告は退去希望日から換算して6ヶ月前までに行う必要があります。また、解約予告を行ってから退去日までの期間は解約予告期間と呼ばれます。
解約予告を入居時の賃貸契約書に記載されている期間よりも後に実行したり、解約予告期間中に退去日を早めるなどの違反をすると解約違約金の支払いが発生する場合があります。

解約に必要な費用

オフィスを移転する場合は、解約時に必要な費用についても把握しておく必要があります。
オフィスを退去する際に必ずかかる費用が原状回復工事費です。
原状回復工事とは、契約していたオフィスの退去時に入居前の状態に戻す工事のことです。この工事は、契約期間内に完了させる必要があります。
原状回復工事費は、一般的に敷金で賄われることが多いですが、不足した場合は追加費用がかかります。

契約期間満了前の解約や解約予告期間中の退去などの違反をした場合は、解約違約金に支払いが発生します。解約違約金の相場は賃料の3ヶ月分となることが一般的です。移転の場合、新しいオフィスの契約金や移転日用の他に違約金の支払いが発生すると大きな負担となるため、オフィス移転が決定する前に賃貸契約書の確認を行っておきましょう。

オフィス解約する理由

オフィスの解約には、オフィスを解約する明確な理由が求められます。また、移転の場合は多額の費用がかかり、一度執り行うと途中で止めることは困難です。
そのため、「なぜ、オフィスの解約を行わなければならないのか」を明確に認識しましょう。以下では、主なオフィスを解約する理由について2点紹介します。

従業員規模の拡大・縮小

自社の成長や事業整理による従業員規模の拡大・縮小により、現在のオフィスの広さが従業員規模に見合わないといった理由は、オフィスを解約する理由のひとつに挙げられます。
また、コロナ禍により増加したテレワークやリモートワークの導入によって、オフィスまで出社することが減少しています。それに伴って、オフィスの縮小をする企業も増加傾向にあります。
オフィスの広さを決める指標として、通年の在籍率を活用することが有効です。各曜日や時間帯別に在籍率を算出し、適切な広さを検討すると良いでしょう。

利便性

オフィスの賃料を左右する大きな要因のひとつとして、利便性の高さがあります。現在のオフィスが、立地戦略上どこに位置しているかどうかは重要な要素です。そのため、アクセスの良い場所に移転することはオフィスの解約の理由のひとつとなります。
駅やバス停などの公共交通機関からのアクセスのしやすさ、幹線道路からアクセスしやすいかといった点です。特に、最寄駅からの距離は重要で、都市部のターミナル駅へのアクセスのしやすさは社員の通勤や取引先の来訪のしやすさに直接関わります。
また、オフィスの周囲環境も重要な要素です。コンビニエンスストアや飲食店の豊富さ、商業施設が近辺にあるといった点は社員の満足度は高くなります。

オフィスの解約手順

オフィスの解約手順について、紹介します。

オーナー・管理会社に連絡

オフィスの解約が決まったら、オーナーや管理会社に対して賃貸借契約書に記載されている期限に基づく解約予告を行います。規定されている書類に則って解約予告を実施する必要があるため、あらかじめ不動産会社に確認をしておきましょう。
解約は原則として書面にて行われます。
また、賃貸借契約書には、対処時に実施する原状回復や解約に関する内容が詳細に記載されています。契約時に確認している内容ではありますが、解約の際は今一度確認しておきましょう。

解約予告では、退去の理由を明示することが義務です。「なぜオフィスの解約を行うのか」オーナーが納得できる理由が必要となるため、あらかじめ明確にしておきましょう。

解約日の決定

移転による現オフィスの解約では、新オフィスのレイアウトの検討や家具などの購入、工事や各種届出といった様々な手続きが必要となります。
また、現オフィスの原状回復工事にも時間を要します。場当たり的に実行すると思わぬミスから手続きが完了せず解約違約金の支払いが発生したり、スムーズな移転ができなくなることもあります。そのため、具体的な解約日を決めてそこまでのスケジュールを組みましょう。

まとめ

今回は、オフィスの解約手続きについて紹介しました。
オフィスの解約では、解約予告を事前に行う必要があるため早めの事前準備が必要です。
知っておかなければならない情報は、賃貸借契約書に記載されているものも多いため、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。