オフィスを移転する際は引越し作業だけに留まらず、今後の会社の発展や成⻑に⼤きな影響を及ぼす重要な機会です。
移転が決定すると、スケジューリングや移転後のビジョンを⾒据えた対応に⾄るまで、綿密な計画が必要になります。
そのためには、Excelのチェックリストを作成して、効率的に移転作業を遂⾏することが重要です。
この記事では、オフィスの移転にExcelチェックリストを活⽤する理由や、チェックリストを作成する上で必要な項⽬について紹介します。

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チェックリストを作成する理由

オフィス移転に際して、Excelでチェックリストを作成する理由は何でしょうか。
オフィスの移転は個⼈の引越しとは異なり、通常業務を継続しながらも、作業分担やタイムラインを決めて計画的に移転作業を実施する必要があります。そのために、何も準備をしない状態で臨むことは、余計な⼿間やコストがかかってしまうという観点から御法度なのです。
チェックリストは、スケジュールや作業内容をわかりやすく可視化し、効率的にオフィスの移転作業を進める上で重要な役割を果たします。

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チェックリストの項⽬

Excelチェックリストを作成する上で、どのような項⽬を作成すれば効率的に作業を進めることができるのでしょうか。ここからは、チェックリストに盛り込むべき内容を項⽬別に解説します。

現オフィスの現状把握

Excelでチェックリストを作成する際、最初にすべきことは現オフィスの状況を把握することです。現オフィスを退去するためには、どのような⼿続きが必要なのか、どのくらいの期間を⾒て解約予告をすべきなのかといった内容を確認します。
このとき、看板や駐⾞場など、現状で付帯して借り受けている施設などがあれば、リストに洗い出しましょう。解約の⽇取りなどが決まれば、オフィスを原状回復した状態で返却できるよう、適切なスケジュール計画を組み⽴てていきます。

現オフィスの残課題

オフィスを退去する際には、原状回復した状態に戻すことが義務づけられています。たとえば、⼊居して以降独⾃でパーテーションを導⼊したり、照明を取り付けたり壁紙を貼っている場合には全て撤去する必要があります。
また、エアコンなど空調設備に関するクリーニングも必要に応じて⾏います。現オフィスから撤去すべきものや、クリーニングが必要なものを洗い出し、チェックリストに加えると良いでしょう。

新オフィスの情報収集

移転先の契約が決まった後、新オフィスの情報収集を⾏います。内装はどのようになっているか、⾃社の運営スタイルにあわせて⼯事は必要かなど、新オフィスに移転してもすぐに通常業務を実施できるよう、細かく情報収集を⾏います。

新オフィスの基本計画

情報収集を⾏った上で、新オフィスの基本計画を組み⽴てます。新オフィスの適切なレイアウトや現オフィスから持って⾏くべき機器類や備品などのリスト化、部署や⼈員の適切な配置を考えます。
この際に、新しく購⼊する必要があるものもリストアップし、購⼊計画を⽴てましょう。

新オフィスで発⽣する業務

新しいオフィスに移転する際に発⽣する業務についてもチェックリストに盛り込みましょう。
オフィス移動の前⽇までにすべきこと、当⽇の作業内容、移動後の作業内容といったように⼤まかに分類し、それぞれのやるべきことリストをExcelチェックリストに洗い出します。
実作業はできるだけ機械的に進めることができるように、細かな作業に関してもチェックリストに記載するのが良いです。

新オフィスの移転計画

新オフィスの移転計画は綿密に組み⽴てましょう。⼀般的に、オフィスの賃貸契約では解約予告が半年前となっていることが多いため、新オフィスの移転計画は6ヶ⽉以上前から計画する必要があります。
スケジュールの計画、通常業務を⽌めることなく移転準備を進めていく⽅法、場合によっては業者に移転作業の⼀部または全てを委託する計画なども検討し、漏れがないようにExcelチェックシートに記載します。

新オフィスの工事

新オフィスを⾃社の仕様に合わせるため、内装や設備⼯事が必要な場合には、必要な内装や設備を洗い出し、⼯事計画を⽴てます。
新オフィスが居抜き物件の場合には、前の利⽤者が残した設備などをそのまま利⽤できることもあります。具体的な⼯事費⽤を算出するためにも、チェックリストにまとめ、滞りのない⼯事計画を⽴てましょう。

移転後の対応

移転後は、集合オフィスビルなどの場合には隣や上下の企業へあいさつ回りし、引越しに伴って⽣じた騒⾳などに対する協⼒に対する感謝の意を伝えましょう。
その他、移転によって変更された住所や電話番号にも変更がある場合には早急に顧客に伝え、⾃社ホームページなどの情報も更新します。

まとめ

今回はExcelチェックリストを活⽤したオフィス移転について、リストの作成⽅法や効率的に移転作業を実施するために洗い出す項⽬などを紹介しました。
現在のオフィスの賃貸契約を半年前に解約予告し、計画的に進めていく必要があります。そのためには、やるべきことを全て洗い出し、把握することができるExcelチェックリストの活⽤が効果的です。
オフィス移転がある場合は、早いうちからチェックリストを作成して、スムーズなオフィスの移転作業を⽬指しましょう。