企業規模の拡大や社員が増えたことをきっかけに、オフィス移転を検討している人は多いと思います。
しかしオフィス移転をする際に、どのように業者に依頼すれば良いのか、何を基準に選べばよいのか分からないという悩みが出てきます。
オフィス移転を検討する際は、中長期に渡り仕事をする場所になるため、工事や引っ越しなど多くの工程が必要になってきます。この記事では、オフィス移転を業者に依頼する場合のメリットや選定のポイントについて紹介します。

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オフィス移転を業者に依頼するメリット

オフィス移転を業者に依頼する場合は、次の3つのメリットが挙げられます。
● 計画的な作業
● 時間の削減
● 労力の削減

業者は、オフィス移転を何度も行ってきたプロになるためオフィスの規模を考慮して計画的に作業を進めてくれます。作業スケジュールについても明確に立案することができるため、移転する企業にとっても連携が取りやすいです。
また企業が移転を独自で行うと、搬送や搬入、荷物の収納など多くのことで時間が取られてしまいます。しかし業者に依頼することで、全て任せることができるので企業にとっては本業を優先することができます。新旧オフィスに対しても搬入・搬出時に傷をつけるリスクを追わずに済むメリットも挙げられます。

オフィス移転業者を選ぶポイント

多くのオフィス移転業者がいる中で、オフィス移転業者を選定するポイントは次の3つが挙げられます。企業にとってオフィス移転をするのが初めてという方もいるかと思います。
オフィス移転で失敗しないように、選定ポイントを把握しておくのがよいでしょう。
● 実績や経験
● サービス範囲
● アフターフォロー

実績や経験

オフィス移転業者を選定する際には、小規模から大規模まで移転を行った経験がある業者を選ぶのがよいでしょう。オフィス規模によって、移転のスケジュールや内装工事などやるべき工程が異なってきます。経験が少ない企業ですと、スケジュールが遅延して新オフィスに移転する日が定まらないなど起きる可能性があります。
またオフィスを移転する上で、税務局や公共職業安定所、労働基準監督署など多くの関連機関に届け出が必要になります。オフィス移転業者によっては、諸手続きもサポートしている企業があるためサポート範囲を確認しておきましょう。

サービス範囲

オフィス移転業者は、引っ越し会社とは異なり荷物の搬入・搬送だけを仕事にしていません。例えば、旧オフィスで不要になった物品の処分や旧オフィスの現状回復工事などもサービス対象になっている場合があります。
オフィス移転に伴い、大きな家具や家電、棚などを処分する企業は多くあります。荷物の搬送だけをサービス対象にしている場合、処分する荷物は他の業者に依頼しなければいけません。しかしオフィス移転業者に処分まで一括して行えるのであれば、他の業者との連携が不要になり手間が減ります。
新オフィスの内装工事やデザインまで対応しているオフィス移転業者もいるため、全てオフィス移転業者に依頼することが可能です。しかしデザインや内装工事まで依頼する場合は、オフィス移転業者によって想定と異なる工事をされるなどがあるので注意が必要です。

アフターフォロー

新オフィスに移転をしても従業員などから、設備やレイアウトが合わないなどの不満が出てくる場合があります。その場合オフィス移転業者では、移転後数か月であれば設備の点検やレイアウトの変更、追加で内装工事をしてくれるアフターフォローがあります。
補償期間内であれば無償で対応してくれる場合が多いので、業者を選定する際には各業者の補償内容と期間を確認するのがよいでしょう。

オフィス移転を業者に依頼する場合の注意点

オフィス移転業者に依頼する場合に、注意する点は以下の通りになります。
● 新オフィスのレイアウトを明確にする
● 移転する期間を意識してスケジュールを組む
● サービス対象を把握する

オフィスを移転する場合は、新オフィスのレイアウトを明確にしてから移転業者に依頼しましょう。レイアウトを明確に決めることで、物件探しの手間が減り移転作業を迅速に進めることができます。
またいつまでに移転をしたいのか、いつまでに旧オフィスから退去するのか明確にしておきましょう。
オフィス移転では原状回復や入居工事を行いますが、1日では終わらないため計画的に進める必要があります。オフィス移転業者によっては、原状回復もサポートに入っているか確認をするのがよいでしょう。

まとめ

この記事では、オフィス移転業者に依頼するメリットや選定ポイントについて紹介しました。事業規模の拡大により社員を増やしオフィスを移転する場合には、オフィス移転業者に依頼するのが効率的で無駄のない作業をすることができます。
オフィス移転を検討している企業があれば、この機会にオフィス移転業者に依頼するのを検討するのはいかがでしょうか。