フリーアドレスで電話の取り次ぎはどうする？ 数種類の解決策と対応方法、各対策のメリット・デメリットを紹介
フリーアドレスを導入するメリットや課題、課題のひとつである電話の取り次ぎ方法などを紹介します。
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目次
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、オフィス内に固定席を設けず、自由に席を選んで働くスタイルのことです。スペースを有効活用できることや、ICT（Information and Communication Technology：情報通信技術）の普及による働き方の変化、コロナ禍によるソーシャルディスタンス確保の必要性などから採用率が高まっています。株式会社イトーキの調査結果によると、２０２１年度のフリーアドレス採用率は全体の６７％（うち、固定席との併用５５％）でした。
フリーアドレスを導入するメリット
株式会社アスマークやコクヨの調査結果を基に、フリーアドレスを導入する主なメリットを３つ紹介します。
気分転換になる
働く場所を気分によって変えられるという点が、実際にフリーアドレスを経験した人の多くが実感しているメリットでした。
業務空間の効率化
空いている席で打ち合わせができるといった面から、仕事の効率が上がるといった感想も４割を超えました。
他部署の人とのコミュニケーション活性化
コミュニケーションが活性化したと感じている経験者が５割に達している一方で、同じ部署の人とのコミュニケーションの減少や、話したい相手がどこにいるのか分からないなど、固定席であれば自然ととれていた相手とのコミュニケーションを阻害する要因ともなっているようです。
■参考サイト
フリーアドレス経験者は２割、実感したメリット・デメリットとは？「フリーアドレス意識調査」
フリーアドレス導入時の課題
２つの調査結果を基に、フリーアドレス導入時の主な課題を３つ紹介します。
誰がどこにいるのか分からない
フリーアドレス経験者の約３割が「話したい人を探すのに時間がかかる」と回答していました。また、上司や同じ部署の同僚など、一緒に仕事をする相手とのコミュニケーションがとりづらくなったとも感じているようです。
席を探すのに時間がかかる
席を探すのに時間がかかるなど、席を選ぶことを面倒だと感じている割合も高く、フリーアドレスの課題のひとつだといえます。
負担が増える
荷物を持っての移動が大変、自分の荷物をデスクに置いておけないなど、固定席がないこと自体が負担となるケースもあります。一方で、荷物を置きっぱなしにできないことなどから、オフィスがきれいになったという感想も挙げられていました。
フリーアドレス時に電話を取り次ぐ解決・対応方法
誰がどこにいるのかわからないことにより、問題となるのが電話の取り次ぎです。フリーアドレスでは電話を取り次ぐ相手の居場所を特定することが難しいため、業務効率が悪くなる可能性があります。フリーアドレス導入によって発生する電話取り次ぎ問題の解決策を４つ紹介します。
コードレスフォンにする
コードレスフォン（コードレス電話）とは、持ち運べる電話機のことです。電波が届く範囲内であれば移動しながらでも通話でき、内線番号を使って電話を取り次ぐこともできます。
コードレスフォンのメリット
コードレスフォンのメリットは、以下の３つが挙げられます。
● 相手の居場所がわからなくても電話を取り次ぐことができる
● 固定電話の場所に戻る必要がない
● レイアウトの変更に影響されない
これらのメリットに挙げられるように、固定電話とは異なり誰もが電話を取ることができます。コードレスフォンを利用することで、フリーアドレスにも対応が可能です。
コードレスフォンのデメリット
コードレスフォンは主装置（転送や内線などを利用するために必要な交換機）とアンテナをつなぐ必要があります。主に３つの通信タイプがあり、現在主流であるデジタルコードレス方式の場合、１つのアンテナに複数のコードレスフォンを接続することができます（一部例外あり）。
■参考サイト
ビジネスフォン|コードレス電話機の導入
社用携帯を活用
社用携帯とは、業務用に支給する携帯電話やスマートフォンなどの端末のことです。社用携帯であれば、相手がオフィス外にいるときでも連絡をとることができます。
社用携帯のメリット
社用携帯のメリットは、以下の３つが挙げられます。
● オフィス外にいる相手にも連絡がとれる
● 相手と直接連絡がとれるため、基本的に取り次ぎが不要
● 私物端末を利用しないことで、情報漏えいなどのリスクを抑えられる
社用携帯を活用することで、オフィス外の連絡も迅速にでき仕事の進捗を止めずに進行させることができます。
社用携帯のデメリット
社用携帯を導入する場合、社用携帯の位置情報を取得できるように設定しておく、毎月の利用料金を確認するなど、セキュリティリスクや私的利用を防ぐための対策を講じる必要があります。
座席管理システムの導入
座席管理システムとは、IoT化（Internet of Things：モノをインターネットに接続すること）させるなどの方法で座席を管理するシステムのことです。アプリなどを利用して、座席の予約や相手の座席位置を確認することができるため、電話を取り次ぐ相手をスムーズに見つけ出せます。
座席管理システムのメリット
座席管理システムのメリットは、次の３つが挙げられます。
● 誰がどこにいるのか把握できる
● 相手の近くにある固定電話を利用して取り次げる
● 座席確保などにも利用できる
座席管理システムを活用することで、フリーアドレスの際でも同僚や上司の場所を把握できます。
座席管理システムのデメリット
さまざまな機能をもつ座席管理システムが開発されていますが、相手が席を外している場合は、相手がどこにいるのかわからない状態になります。
電話代行サービスの利用
電話代行サービスとは、社外のオペレーターが電話の一次対応や電話の取り次ぎを代行するサービスのことです。
電話代行サービスのメリット
電話代行サービスを活用するメリットは、次の３つが挙げられます。
● 電話対応が必要最低限で済む
● 業務に集中できる
● 重要な電話の取りこぼしを防ぐ
電話代行サービスを活用することで、社内では必要最低限の電話対応だけで済みコア業務に集中ができます。
電話代行サービスのデメリット
専門的な知識が求められる問い合わせなどには対応できません。利用料金が毎月変動する、業者やオペレーターによって対応品質が異なるといったデメリットもあります。
まとめ
フリーアドレス導入により課題となる電話の取り次ぎは、社用携帯や座席管理システムの活用など、さまざまな方法で解決することができます。それぞれにメリットとデメリットがあるため、働き方やコストなど、多面的に比較検討してみることをおすすめします。
