オフィスの移転は、企業の成長や働き方の変化に合わせて行われる大きなプロジェクトです。しかし、いざ準備を始めようとすると「何から手をつければよいのか」「手続きの抜け漏れが怖い」と不安を感じる担当者も多いでしょう。オフィス移転は関係部署や取引先など多くの関係者が関わるため、計画的に進めることが欠かせません。

本記事では、移転の6カ月前から当日・移転後までの「やることリスト」を時期ごとに整理し、準備の流れや注意点を分かりやすく解説します。オフィス移転を円滑に進めたい方は、ぜひ参考になさってください。

オフィス移転時のやることリスト：6カ月前まで

まずは、移転の目的や課題を整理し、全体スケジュールを明確にしておくことが重要です。この章では、プロジェクト立ち上げから課題の把握まで、初期段階の進め方を紹介します。

プロジェクトの立ち上げ・目的の確立

オフィス移転を成功させるためには、まずプロジェクトチームを立ち上げることが第一歩です。経営層や総務部門、情報システム、人事など、各部門の代表者を含めたチームを編成し、リーダーを決めて意思決定の流れを明確にします。

次に「なぜ移転を行うのか」という目的を共有します。例えば、コスト削減や業務効率化、働き方改革への対応、通勤利便性の向上など、目的を明確にすることでレイアウト設計や物件選定の方向性が定まります。チーム内で情報共有ツールや定例会を設定し、全員が進捗を把握できる体制を整えることも大切です。

スケジュールの策定

オフィス移転は、移転完了日から逆算してスケジュールを作成するのが基本です。まず、契約、設計、工事、引っ越し、各種届出などの工程を洗い出し、それぞれに期限と担当者を設定します。外部業者が関わる場合は、調整期間や見積もりを取得する時間も考慮する必要があります。

また予期せぬトラブルや工期遅延に備えて、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。タスクをリスト化して共有することで、進捗管理や抜け漏れ防止にもつながります。定期的にスケジュールを見直し、状況に応じて柔軟に調整しましょう。

現オフィスの課題の洗い出し・改善策の確定

新オフィス計画を立てる前に、まず現オフィスの課題を客観的に把握することが大切です。動線が悪い、収納が足りない、照明や空調が不十分、オンライン会議環境が整っていないなど、従業員の声を基に具体的な不便点を洗い出します。アンケートやヒアリングを通じて課題を整理し、改善すべき点を明確にしましょう。

例えば、会議室の数を増やす、ABW（Activity Based Working）を導入する、省スペース化を図るなど、現場の意見を反映した改善策を検討します。課題の共有と改善方針の確定が、快適で生産性の高い新オフィスづくりの基盤となります。

現オフィスの解約手続き

オフィス移転を進める際は、まず現オフィスの賃貸借契約を確認し、解約手続きを計画的に行う必要があります。多くの物件では「解約予告期間」が設けられており、一般的に6カ月前までの通知が求められます。契約書に明記された期日を過ぎると、違約金や追加賃料が発生する恐れがあるため注意が必要です。

解約は書面で通知し、貸主や管理会社に内容を明確に伝えることが重要です。解約日が新オフィスの入居日とずれると二重家賃が発生する場合があるため、全体スケジュールと照らし合わせて調整しましょう。

外注業者の選定・手配の確認

オフィス移転には、不動産仲介業者、内装業者、引っ越し業者、家具・什器の販売会社、原状回復業者、通信インフラやセキュリティを担当するICT関連業者など、さまざまな専門業者が関わります。

それぞれの役割や作業時期を把握し、早めに依頼スケジュールを確定させることが大切です。

個別に発注すると調整が煩雑になり、工期遅延やコスト増のリスクが高まります。ワンストップで対応できる業者を選ぶと、連携がスムーズになり、工期短縮や費用の最適化が期待できます。選定時は3社程度の相見積もりを取り、実績や担当者の対応力を比較検討しましょう。

原状回復の条件・費用の確認

退去時には、入居時の状態に戻す「原状回復義務」が発生します。原状回復の範囲や費用負担は契約書に明記されており、借主が負担するのが一般的ですが、物件や契約条件によって異なるため必ず確認しましょう。

原状回復には、壁紙や床材、照明、空調設備などの補修・交換が含まれることが多く、貸主指定の業者を使わなければならないケースもあります。費用の目安は坪単価で見積もられるため、早めに複数社から見積もりを取り、退去時期に合わせて調整します。施工範囲や仕様、スケジュールは貸主とすり合わせ、トラブルを防ぐことが大切です。

移転先オフィスの選定・契約

新オフィスを選ぶ際は、立地・交通アクセス・周辺環境・賃料・面積・間取り・セキュリティ・通信環境など、複数の観点から比較検討することが重要です。

特に通勤の利便性や事業の方向性との整合性を考慮することで、長期的に快適な職場環境を実現できます。図面だけで判断せず、必ず現地を訪問して動線や採光、設備の状態を確認しましょう。

契約時には保証金や更新料、契約期間、解約条件などをチェックし、将来的なリスクを避けます。候補が複数ある場合は、社員アンケートや社内協議を取り入れ、働きやすさの観点から最適なオフィスを選定するのも効果的です。

【オフィス移転時のやることリスト】3カ月前まで

オフィス移転の3カ月前は、計画段階から実行準備へと移る重要な時期です。計画を着実に実行に移す段階として、責任者を明確にしながら作業を管理しましょう。

新オフィスのレイアウト作成

新オフィスのレイアウトは、働きやすさや企業イメージを左右する大切な要素です。まず、移転の目的に沿ったコンセプトを設定します。例えば、チーム間の連携を促進したいならオープン型、集中を重視するなら固定席型やブース型など、目的に応じた配置を検討します。

その上で、作業エリア・会議室・休憩スペース・収納などのバランスを整え、動線や採光、通気性を考慮したゾーニングを行います。社員ヒアリングを取り入れると、実際の利用シーンに即した設計が可能です。デザイン面では、企業のブランドカラーや素材感、照明設計を統一し、快適で一体感のある空間を目指しましょう。

内装の選定・工事計画の推進

内装工事は、オフィスの印象や快適性を決定づける要素です。壁紙・床材・照明・空調設備などの素材を、コンセプトに合わせて選定します。デザイン性だけでなく、照度や防音、温度管理といった機能面も重視することが大切です。

工事はレイアウト確定後すぐに着手できるよう、早い段階で業者と調整しましょう。特に電源や配線位置のすり合わせを怠ると、後から修正が必要になる場合があります。工期や費用は物件の規模により異なりますが、複数の見積もりを比較し、余裕を持ったスケジュールを立てるのが基本です。工事の遅れは全体の移転日に直結するため、進捗確認を定期的に行いましょう。

家具・什器・OA機器・インフラの手配

業務をスムーズに始めるためには、家具やOA機器、通信インフラの準備を計画的に進める必要があります。まず、既存の什器を再利用するか、新調・廃棄するかを判断します。コスト削減のためにリースや中古什器を活用するのも一案です。

次に、電話回線・インターネット環境・電源工事などのインフラ整備を手配します。特に通信機器やサーバーの移設は専門業者への依頼が必要となる場合が多く、着工の1～2カ月前には日程を確定させましょう。

また複合機やネットワーク機器のリース契約が継続できるかを確認し、契約更新・解約の手続きを忘れずに行います。通信トラブルやセキュリティ面の課題を防ぐため、事前検証も欠かせません。

各業者との打ち合わせ

オフィス移転では、引っ越し業者・内装業者・家具・什器・OA機器業者など、複数の外部業者と連携して作業を進める必要があります。各業者の作業範囲や工期、担当者を明確にし、全体スケジュールとの整合を取ることが重要です。

1社の遅れが他工程に波及することもあるため、事前の情報共有と進捗確認を徹底しましょう。

また新オフィスで清掃・ドリンク・設備保守などのサービス導入を検討する場合は、早めに打ち合わせを行い、契約開始日を調整します。管理会社が定期清掃や設備点検を行っているケースもあるため、既存サービスとの重複がないかも確認しておくと安心です。

各種工事の発注と申請手続き

レイアウトが確定したら、内装・設備工事などの発注を行いましょう。見積もりは複数の業者から取得し、費用とスケジュールを比較した上で発注を決定します。工事に当たっては、ビル管理会社やオーナーへの「工事申請」や「搬入・搬出申請」「養生申請」などが必要な場合があるため、期日を確認して早めに手続きを進めることが大切です。

同時に、OA機器やICT・セキュリティ設備の発注、電気・ガス・通信回線などのライフライン移設も手配します。旧オフィスの契約解除と新オフィスの開通時期が重ならないように調整し、工事当日は立ち会い担当者を明確にしておきましょう。申請漏れやスケジュールの遅れが移転全体に影響するため、綿密な段取りが欠かせません。

【オフィス移転時のやることリスト】1カ月前まで

オフィス移転の1カ月前は、最終調整のフェーズに入る重要な時期です。ここでの抜け漏れは当日の混乱につながるため、タスクを整理し、責任者を明確にして進めましょう。

取引先・関係各所へのあいさつと連絡

移転の1カ月前には、取引先や関係各所への連絡・あいさつを済ませておくことが大切です。請求書や契約書などの住所変更には時間がかかる場合があるため、早めの周知を心がけましょう。

主な連絡先として、金融機関、顧問税理士・弁護士、リース会社、加盟団体、定期購読やサービス契約先などが挙げられます。宛先リストを作成し、文面やデザインを決定した上であいさつ状を印刷・発送します。メール署名や社内ニュースレターなどを活用した電子通知も有効です。

単なる住所変更の報告だけでなく「これまでの感謝」と「今後も変わらぬお付き合いをお願いする気持ち」を伝えると、信頼関係の維持につながります。

社内の従業員への情報共有

移転に伴う混乱を防ぐためには、従業員への情報共有を早めに行うことが不可欠です。まず、社内説明会を実施し、移転の目的やスケジュール、新オフィスの概要を共有します。

メール・社内掲示板・チャットツールなどを使い、全社員が確認できる形で周知するのが理想です。伝える内容は、新住所や地図、入退室ルール、備品利用方法、当日の動き方など具体的なものにしましょう。

当日の作業の分担表やQ&Aをまとめたマニュアルを作成すると、現場での混乱を防げます。部署ごとに責任者を設けて連絡を一本化し、情報伝達の抜け漏れを防ぐ仕組みを整えることが大切です。

移転先の施主検査の実施

施主検査とは、内装や設備工事が契約や設計図面通りに仕上がっているかを確認する、入居前の最終チェック工程です。レイアウトや家具配置、照明・電源位置、仕上げの質などを細かく確認し、依頼内容とのずれがないかを確かめます。

検査当日は、事前に業者と日程や検査範囲を共有し、結果は写真や書面で記録しておくことが重要です。引き渡し後に修正を依頼すると追加費用やスケジュール遅延につながるため、この段階で不具合を発見し、是正依頼を明確にしましょう。

担当部署同士でチェックリストを共有するなど、チーム全体での確認体制を整えることが理想です。

移転前に必要な行政手続きと届出

オフィス移転では、関係機関への各種届出や申請を期日までに行う必要があります。代表的な手続き先として、法務局（本店所在地変更登記）、税務署、年金事務所、労働基準監督署、ハローワーク、消防署、郵便局、銀行などがあります。

特に消防関係は「防火対象物使用開始届」を使用7日前までに提出する必要があり、従業員が50名以上の企業では「防災管理者選任届」も求められます。

内装業者が代行してくれるケースもあるため、事前に確認すると安心です。また郵便局への転居届は転送に3〜7営業日かかるため、早めの対応が望まれます。電気・ガス・通信回線などのライフライン移設も並行して行い、立ち会い日程を明確にしておくとスムーズです。

【オフィス移転時のやることリスト】オフィス移転当日・移転後

オフィス移転当日は、多くの作業が同時進行で行われる最も重要な日です。搬出・搬入・設備確認・原状回復・引き渡しといった工程が重なり、少しのミスがスケジュール全体に影響することもあります。円滑な業務再開を目指して、最後まで丁寧に対応することが大切です。

旧物件の引き渡し・精算

旧オフィスの引き渡しでは、原状回復工事の完了を確認し、貸主立ち会いのもとで設備や清掃状態、破損の有無を点検します。立ち会い前にチェックリストを作成し、写真を撮って記録を残しておくと安心です。

電気・水道などのメーター検針を行い、光熱費を精算した上で、鍵や入退室カード、セキュリティ権限などを返却します。敷金・保証金の返還額や振り込み時期も確認しておくと良いでしょう。

引き渡し後に修繕や清掃の不備が見つかると、再度費用負担が発生する場合があります。貸主とのトラブルを防ぐためにも、確認内容は書面で残し、双方が合意した上で正式に引き渡しを完了させることが大切です。

Webサイトへの移転お知らせの掲載

オフィス移転が決定したら、Webサイト上での告知も早めに準備しておきましょう。掲載の目的は、新住所・電話番号・アクセス情報を正確に伝え、取引先や顧客に安心感を与えることです。

移転1〜2カ月前から予告を掲載し、移転完了後に最新情報へ更新するのが理想です。記載内容には、移転日・新所在地・電話番号・地図・業務再開日を含めましょう。

また移転の背景や働き方改革、事業拡大などの文脈を添えると、企業の前向きな姿勢が伝わります。Webサイトだけでなく、SNSやニュースリリースなど複数の媒体で発信すれば、周知効果がより高まります。更新忘れによる誤配送防止の観点からも早めの対応が必要です。

口座・クレジットカード情報の変更

オフィス移転によって法人住所が変わる場合、銀行口座やクレジットカードの登録情報を早めに変更する必要があります。これを怠ると、振り込み・引き落とし・入金処理に支障を来す恐れがあるため注意が必要です。

銀行口座の変更は窓口またはオンラインで行えます。通帳、届出印、社印、登記事項証明書などの必要書類を事前にそろえておくとスムーズです。クレジットカードはWebまたは郵送で手続きでき、反映まで数日〜数週間かかることもあります。

また公共料金やリース契約、広告掲載など支払い先登録の住所も併せて確認し、請求書の送付先変更を同時に行うとトラブルを防げます。オンラインバンキングで一括更新できる場合は、その利便性も活用しましょう。

移転後に必要な関係省庁への届出（期限順）

オフィス移転後は、法令に基づく各種届出を期限内に提出しなければなりません。手続き先や提出期限はそれぞれ異なるため、一覧で整理しておくと安心です。以下は代表的な手続きの一覧です。

提出先	届出内容	提出期限の目安
年金事務所	適用事業所名称・所在地変更届	5日以内
労働基準監督署／ハローワーク	労働保険・雇用保険関係届	10日以内
法務局	本店・支店移転登記	2〜3週間以内
税務署・都税事務所	異動届出書、給与支払事務所等の届出	1カ月以内
警察署	自動車保管場所証明書の住所変更	速やかに提出

各届出の控えは、登記や税務申告の際に必要となるため必ず保管しましょう。提出期限を過ぎると罰則や事務手続きの遅延が発生する恐れがあるため、スケジュール管理を徹底することが大切です。

なお、手続き内容は地域や時期によって異なる場合があります。最新情報を確認して進めましょう。

まとめ

オフィス移転は「計画→準備→実行→移転後の手続き」という長期的な工程を経て完了します。各段階でやるべきことを整理し、スケジュールを明確にしておけば、トラブルを防ぎながらスムーズに進行できます。

特に、工事・届出・関係先への通知は早めに着手することが重要です。移転後も住所変更や各種登録手続きを漏れなく行い、業務を滞りなく再開できるよう整えておきましょう。

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