取引先や顧客に好印象を与えるためには、丁寧かつ的確な表現が欠かせません。本記事では、ビジネスでよく使われる定型文や、メール・郵送・Webサイトなど送付手段別の注意点を紹介します。

移転のお知らせとは？

企業や店舗の住所が変更になる際に欠かせないのが「移転のお知らせ」です。これは取引先や顧客に対し、新しい所在地や連絡先、移転日などを正式に伝える重要なコミュニケーション手段です。
適切なタイミングで情報を共有することで、信頼関係を維持し、業務に支障をきたすリスクを最小限に抑えることができます。また、移転のお知らせはビジネスメール、郵送の案内状、WebサイトやSNSでの発信など、複数の媒体で行うのが一般的です。

「移転のお知らせ」が重要理由

企業や店舗の移転時に欠かせないのが「移転のお知らせ」です。これは単なる住所変更の通知にとどまらず、顧客や取引先との信頼関係を維持し、業務上の混乱を防ぐための重要な情報発信手段です。
特に、来訪者の迷いや誤送付を防ぐためにも、正確かつタイミングよく通知することが求められます。また、移転を機に企業の成長やビジョンを伝える絶好の機会にもなり、ブランディングや顧客ロイヤルティの向上につながる場合もあります。

通知を怠ると起こり得るトラブルとは

移転のお知らせは、取引先や顧客、関係機関に対して住所変更を伝える重要な手続きです。しかし、この通知を怠ると、思わぬトラブルを招く可能性があります。
たとえば、郵送物が旧住所に届き続けて重要書類を紛失したり、取引先との信頼関係が損なわれたりする恐れがあります。また、官公庁や金融機関への届出が遅れることで、法的なペナルティや業務の遅延に繋がるケースもあります。円滑な事業継続のためにも、移転の際には早めかつ正確な情報発信が不可欠です。

移転のお知らせの基本構成と書き方

企業や店舗が新たなスタートを切る際に欠かせないのが「移転のお知らせ」です。取引先や顧客に対して誠実かつ分かりやすく情報を伝えるためには、基本構成を押さえたうえで、丁寧な文章で知らせることが重要です。しかし、いざ書こうとすると「何を、どの順番で書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
ここでは、オフィス移転のお知らせの書き方について紹介します。

入れるべき情報項目一覧

移転のお知らせを作成する際は、受け取る相手に正確かつ簡潔に情報を伝えることが重要です。ビジネス上の信頼性を保ち、円滑な移行を実現するためには、必要な情報を漏れなく記載することが求められます。
たとえば、新しい住所、移転日、旧住所との関係、連絡先の変更有無、業務開始日などは基本項目として必ず押さえるべきです。さらに、地図やアクセス情報、関係者への感謝の言葉などを添えることで、丁寧で配慮の行き届いた印象を与えることができます。

丁寧かつ信頼感を伝える文面のコツ

移転のお知らせを作成する際、単なる情報伝達ではなく、相手に対して丁寧さや信頼感をしっかりと伝えることが大切です。特に取引先や顧客に対しては、今後の関係継続を意識した誠実な文面が求められます。
例えば、「このたび弊社は下記の通り移転いたしました。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」といった表現が有効です。

実際に使える移転のお知らせ文例集

事務所や店舗の移転にともなう「移転のお知らせ」は、顧客や取引先との信頼関係を維持するためにも重要なビジネスコミュニケーションのひとつです。しかし、いざ文章を作成しようとすると、丁寧さや正確性が求められるため、悩む方も多いのではないでしょうか。
ここでは、移転のお知らせで使える文例を紹介します。

メールで送る場合の文例

ビジネスの移転時には、取引先や関係者へのスムーズな連絡が欠かせません。特にメールでのお知らせは、迅速かつ正式な通知手段として広く利用されています。

【文例①】取引先向けのフォーマルな文例

件名：本社移転のお知らせ（株式会社〇〇）
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
このたび、弊社は業務拡大に伴い、下記の通り本社を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
【新住所】〒123-4567 東京都新宿区〇〇町1-2-3 ◯◯ビル5階
【電話番号】03-1234-5678（変更なし）
【業務開始日】2025年6月20日（木）
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。

【文例②】顧客・パートナー向けのややカジュアルな文例

件名：オフィス移転のお知らせ
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
このたび、弊社は下記の通りオフィスを移転いたしますので、お知らせ申し上げます。
【新住所】〒123-4567 東京都新宿区〇〇1-2-3 ◯◯ビル5F
【電話番号】03-1234-5678（変更ありません）
【新オフィスでの業務開始日】2025年6月20日（木）
お近くにお越しの際はぜひお気軽にお立ち寄りください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

【文例③】社内・関係部署向けの内向き文例

件名：オフィス移転について（社内連絡）
各位
総務部よりご連絡です。
以下の通り、本社オフィスの移転が決まりましたのでお知らせします。
【新住所】〒123-4567 東京都新宿区〇〇町1-2-3 ◯◯ビル5階
【業務開始日】2025年6月20日（木）予定
荷物の搬出・引っ越しスケジュール、入館手続き等の詳細は別途ご案内いたします。
よろしくお願いいたします。

書面で郵送する場合の文例

会社や店舗の移転に際し、取引先や顧客に対してスムーズかつ丁寧に情報を伝えるためには、「移転のお知らせ」を書面で郵送することが今もなお有効です。ビジネスにおける信頼関係を保つうえで、誤解のない表現や礼儀正しい文章が求められます。

文例①：一般的なビジネス向け

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、このたび弊社は業務拡大に伴い、下記の通り事務所を移転することとなりました。
これを機に社員一同、より一層業務に精励してまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
【新住所】〇〇市〇〇町〇丁目〇番〇号
【電話番号】〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
敬具

文例②：取引先向け（少し改まった表現）

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊社は下記のとおり事務所を移転いたしましたので、ご案内申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
【新所在地】〇〇区〇〇〇〇
【電話番号】変更ございません（もしくは新番号）
敬具

文例③：顧客・個人宛てカジュアル型

拝啓　初夏の候、ますますご清祥のことと存じます。
さて、私ども〇〇は、令和〇年〇月〇日より下記住所へ移転いたしました。
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。今後とも何卒よろしくお願いいたします。
【新住所】〇〇県〇〇市〇〇〇〇
敬具

まとめ

基本的には取引先や顧客などに郵送で送りますが、近年ではメールでの案内も主流になってきており、迅速かつコストを抑えた連絡手段として活用されています。
また、移転のお知らせだけでなく、住所変更に伴う各種届出や契約書の更新、郵便物の転送手続きなど、対応すべき事項は多岐にわたります。業務の抜け漏れを防ぐためにも、移転準備の段階からチェックリストやガントチャートなどを活用し、スケジュール管理を徹底しましょう。