オフィスコストの削減は意外と簡単？ 自社の利益を増やすことにつながる！コストを削減できる５つの方法を紹介
オフィスコストの削減は会社の運営において重要です。
コロナによるテレワークの増加などにともない、オフィス規模の縮小を目的にした移転や郊外への移転も増加しました。
コスト削減に取り組むことは自社の利益を増やすことにつながりますが、不適切なコスト削減は業務を非効率にするため、どのコストを削減すべきかを検討する必要があります。
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オフィス全体のコスト
オフィスのコストとは、オフィスの管理や維持に必要となる費用のことです。
賃料や人件費など可視化できるコストもあれば、時間やコミュニケーションなどの見えないコストも存在します。
賃料・消耗品・水道光熱費などのランニングコストや、ITコストはオフィス全体のコストに占める割合が高く、これらのオフィスコストを削減することにより、現場の業務の効率化や生産性の向上なども期待できます。
賃料・消耗品・光熱費
オフィスの運営にかかるコストのうち、オフィスの賃料は大部分を占めるため、削減することによって高い効果が期待できます。
一般的に、売上総利益に対して賃料は１０～２０%程度が適正といわれています。
オフィスの賃料は、専有面積（区分所有者だけが利用できる部分の面積）×坪単価（１坪あたりの建築費）で算出された賃料と共益費で金額が決まり、一般的に家賃は立地や建物に応じて変動します。
オフィスの消耗品のコストとは、コピー用紙や文房具など、使用することで消耗するものの購入費用のことをいいます。
個々でみると単価が低いものが多いのですが、全体でみると無視できる金額ではなく、特にインクジェットのコピー機や複合機に使われるインク代はコストがかさみます。
オフィスの光熱費などのエネルギーコストも、企業活動において必要不可欠ですが、負担になりやすいコストでもあります。
特に電気料金の負担は大きいといわれており、従業員一人ひとりが削減に取り組むことが必要です。
ITコスト
昨今の企業活動にはITが必要不可欠です。
従業員に貸与するパソコンやスマートフォンなどハードウェアの購入代金やリース代、セキュリティソフトやCRMシステムなどのソフトウェアの費用、電話回線やインターネット回線などの導入にかかる費用など、ITに関連するコスト全般をITコストといいます。
ITコストはテナントが通信会社などと直接契約するのが一般的ですが、通信費の基本料金や使用料金は業者により異なるため、利用先を見直すことでコストを抑えられる場合があります。ただし、変更の際には工事費が発生するケースがあります。
また、リースやレンタルを利用することで、導入時にかかる初期費用を抑えることも可能です。
最新スペックのIT機器の使用は業務の効率化につながる一方、買い替えるとその都度さまざまなコストが発生するため、そのような面でもリースやレンタルの利用が有効です。
オフィスコスト削減する５つの方法
オフィスコスト削減の目的は、企業の最終的な利益を増やすことです。
オフィスコスト削減の際には、現状のコストの見直しや課題の明確化をはじめ、現場の声を反映すること、実施した結果の評価や分析を行うことなども欠かせません。
無駄なコストを見極めて、成果が見えやすいコストから順に取り組み、必要なコストは削減しないことが大切です。
1.ペーパーレス
ペーパーレス化は、オフィス用品や消耗品のコスト削減に効果的です。契約書や資料を電子化することで、コピー用紙やインクの購入にかかるコストを減らすことができます。
また、電子契約サービスや各種資料作成用のITソフトを利用すれば、スムーズにペーパーレス化を進められます。
紙の文書をペーパーレスにした場合、紙の購入費用やインク代などの印刷代、搬送や廃棄にかかる人件費など、さまざまな経費が削減できます。
大企業であれば機密文書の廃棄にもコストがかかるため、それらをデジタル管理へと移行するだけでも、大幅なコスト削減につながる可能性があります。
今後も使用を続ける消耗品は、まとめて買うと割引を受けられる場合があります。
消耗品を共有備品化し、部署ごとに在庫管理や発注を行うコストを減らすことも有効です。
また、カラー印刷を必要最低限にし、基本は白黒印刷を行うよう徹底することで、インクコストを削減できます。
2.外注の検討
さまざまな業務を外注（アウトソーシング）することも、コスト削減につながる可能性があります。
アウトソーシングを活用することで、育成が必要な正社員を採用するよりも時間が節約できます。
残業が多い正社員の残業代のコスト削減や、作業の質の向上なども期待できます。
3.クラウドの移行
インストール型のソフトウェアを使っている場合、クラウドサービスを活用することでコストを削減することもできます。
リモートワークの導入を進める場合や、業務遂行にあたって課題がある場合には、クラウドサービスへの移行を検討しましょう。
サーバーを設置したりソフトウェアを購入したりする必要がなく、バージョンアップなどもインターネット上でできるため、維持費や管理費などのコストを削減できます。
オフィスで固定電話を使っている場合、それらをクラウドPBXへと移行することも、コスト削減につながります。
クラウドPBXがネット環境さえあれば利用できるのに対し、固定電話は利用場所が制限されます。
働く場所の多様化によって担当者がオフィスを不在にすることが多くなる場合、オペレーションコストが増大する可能性があります。また、通信回線の基本料金や使用料はプロバイダーや通信会社によって異なるため、プロバイダーや通信会社を変更することでITコストや通信費を削減できることもあります。
4.導入ツールの見直し
オフィスに導入しているツールやサービスの見直しも、コスト削減につながります。
社内の情報共有やコミュニケーション、タスクやスケジュールの管理を考えた場合、共通のグループウェアを使用することでコストを削減でき、ヒューマンエラーの発生なども抑えられます。
パソコンやコピー機、電話などのOA機器のレンタルやリースを活用することも、コストの削減につながります。
レンタルやリースにすれば、初期費用を大幅にカットできます。
比較的寿命が長いビジネスフォンなどは中古端末の購入も検討しましょう。
ただし、中古の機器は不具合が出ることもあるため注意が必要です。
また、コピー機のリース代はメーカーによって料金が異なるため、カウンター料金の単価を引き下げてもらうなどの価格交渉や、よりコストが抑えられるメーカーへの切り替えも有効です。
5.賃料の交渉
賃料は物件の管理会社やオーナーなどとの価格交渉により下げられる場合があります。
不動産物件の閑散期である４月から５月にかけて交渉を行うとよいでしょう。
土地価格の相場などを参考に値下げを打診したり、賃料引き下げの専門家に依頼したりする方法もあります。
また、オフィスの家賃は以下のような方法でも削減できます。
● 面積が狭いオフィスへの移転
● 郊外や、駅からの距離が離れた場所への移転
● コワーキングスペースやシェアオフィスの活用
オフィス面積を縮小させる方法には、オフィスで働く人数を減らすためのテレワークの導入やアウトソーシングの活用、書類の保管に必要なスペースを減らすためのペーパーレス化などがあります。
まとめ
コスト削減の目的は、企業の利益を増やすことです。現状のコストを明確化し、必要なコストを削減しないよう注意しましょう。
今回ご紹介した内容の他にも、法人向け電力サービスの契約や補助金の活用など、コスト削減にはさまざまな方法があります。
不要なコスト削減を実施し、オフィスの生産性を向上させましょう。
