近年、テレワークなどの普及による情報漏洩リスクの増大が懸念されています。
ヒューマンエラーによるリスクをなくすことは不可能ですが、従業員への教育やマニュアル化などのオフィスセキュリティを講じることで、リスクを抑えることは可能です。
この記事では、オフィスセキュリティにおけるポイントや対策方法を策定するための情報を紹介します。

オフィスセキュリティとは？

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オフィスセキュリティとは、オフィスの資産を守るための対策や警備のことで、外部要因と内部要因の2つに分けられます。
例えば、防犯対策は外部要因に対するリスクを、機密情報や個人情報の取り扱いに関するルールは内部要因に対するリスクを回避する目的をもって導入されます。

また、オフィスセキュリティは空間セキュリティと情報セキュリティにも分けられます。
空間セキュリティではオフィス利用者の導線に対する対策を、情報セキュリティでは企業の情報資産に対する対策を講じる必要があります。
さらに、教育や組織などの人的対策、外部からの遮断や隔離などの物的対策、アクセス制限や暗号化などの技術的対策の3方面からオフィスセキュリティを検討することも可能です。

オフィスセキュリティは企業の信頼や評判を守るために大切な投資であり、リスクに応じたセキュリティ対策を実施することで、さまざまなリスクを回避することができます。

オフィスセキュリティが重要な理由

オフィスセキュリティは、顧客や取引先との信頼関係を築くという点からも重要です。
もし情報漏洩が起こると、最悪の場合、企業の存続が困難になります。
また、情報漏洩は「個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）」や「不正アクセス禁止法（不正アクセス行為の禁止等に関する法律）」によって罰せられる可能性もあります。

また、さまざまなリスクを回避するために、働き方改革による働く場所の多様化やIT化の普及に対応したセキュリティ対策を講じることも必要です。
もし機密情報や個人情報などの情報資産が漏洩した場合、信用や評判などの企業価値が著しく損なわれる可能性があるためです。

その他にも、マイナンバーの導入や情報漏洩の多発、サイバー犯罪の増加など企業を取り巻く環境は変化し続けています。このようなリスクに応じたオフィスセキュリティ対策は、スムーズな事業の運営に極めて重要で、さらに顧客や取引先からの信頼にも直結するため、オフィスセキュリティ対策を徹底する必要があります。

オフィスセキュリティの対策方法

オフィスセキュリティへの対策方法を検討する際には、まずはオフィスの現状を把握する必要があります。
オフィスセキュリティ対策のためのツールやシステムを選ぶときには、資産に見合ったセキュリティ対策であること、優先度の高いものから導入することなども考慮するとよいでしょう。

入室管理

入退室をシステム上に記録したり、入退室制限を行ったりする機能で、代表的な物理的対策の1つです。
誰が出入りしたかが分かるため、社外の侵入者だけでなく、内部の人間による情報漏洩も防止できます。

入退室管理は、人の出入りを制限したい場所に設置します。
入退室の認証には複数の方法があり、それぞれ特徴や導入のコストなどが異なるため、セキュリティレベルに適したものを選ぶようにしましょう。

また、複数の方法を併用することで、エリア別に入室制限を行うことも可能です。
入退室管理には以下のような方法があります。

●入退室カード：たくさんの人が頻繁に出入りする場所に適する。カードを盗まれたり紛失したりするなどのリスクがある。
●テンキー方式：カードを持つ必要がなく、比較的低コストで導入できる。暗証番号が分かれば誰でも入室できるため、セキュリティレベルは低い。
●ICカード認証：入退室の記録を取ることができ、勤怠管理にも利用できる。カードがあれば誰でも入室できる。
●スマホ認証：カードの発行が不要なため、ICカードよりも低コストで導入できる。認証済みのスマートフォンがあれば誰でも入室できる。
●生体認証：高いセキュリティレベルが求められる場所に適する。安全性が最も高い認証方法だが、共連れのリスクは残る。

いずれの方法でも、導入前に修理やメンテナンスなどサポート体制について確認したり、入退室管理マニュアルを策定したりする必要があります。

防犯カメラ

不審者の侵入や社員の不正行為がないかを監視する防犯カメラも、物的対策の1つです。
エントランスやロビーなど人の出入りが多い場所や、セキュリティレベルが高い場所、エレベーターや資料室など人の目が届きにくい空間や閉ざされた空間などに設置します。

防犯カメラを導入することで犯罪抑止効果が期待でき、トラブル発生時には録画を活用することが可能です。
共連れがあった場合にアラートを出すこともできるAIカメラや、スマートフォンを使って遠隔からの操作が可能なモデルなどもあります。

防犯カメラの導入にはカメラ代だけでなく、設置工事費やハードディスク代などの費用もかかります。
コストを抑えたい場合には、リースやレンタルの活用する方法もあります。

ネットワークセキュリティ

サイバー攻撃やハッキングなどによる情報漏洩に備えたセキュリティ対策で、技術的対策の1つです。
外部からだけでなく、内部からもデータの流出が発生しないようにする必要があります。
ネットワークセキュリティには、次のような対策があります。

●情報セキュリティのルールやマニュアル策定
●情報リテラシーの社員教育
●ウイルス対策ソフトやセキュリティソフトの導入
●OSやアプリを常に最新バージョンにアップデートする
●アクセス制限を行う
●VPN接続（インターネット通信の暗号化）を用いる

OSやアプリはバージョンアップによって不備が生じる可能性もあるため、事前にバックアップを取ってからバージョンアップを実施するなどの注意が必要です。
また、VPN接続を使用すると、リモートワークでも会社と同じネットワーク環境でインターネットに接続することが可能となります。

シュレッダー

破棄した書類が二次利用されるなどの情報漏洩のリスクを回避する、人的対策の1つです。
導入する際には、裁断方式と裁断サイズの確認を行います。
シュレッダーの種類には、以下のようなものがあります。

●クロスカット：縦横に裁断するタイプで、一般的に使用されている。
●マイクロカット：クロスカットよりもさらに細かく裁断するタイプで、個人情報や社外秘の書類に使用されている。

裁断サイズによってセキュリティの精度は異なり、大きいと内容が判読されるリスクがあるため、機密性が高い情報が記録された書類の破棄には特に注意が必要です。
また、裁断サイズが小さいほどゴミのかさが抑えられるというメリットもあります。

また、書類の廃棄においてもルール策定や従業員への教育は必要です。
破棄した書類による情報漏洩は、個人情報保護法や不正競争防止法に抵触する恐れがあるため、従業員にシュレッダーをかけて廃棄することを周知徹底します。
なお、書類が膨大な場合には、業者にシュレッダーなどの廃棄業務を委託する方法もあります。

オフィスセキュリティを設定するメリット

オフィスセキュリティは、人的リスク（身体に関するリスク）、物的リスク（物に関するリスク）、情報リスク（情報漏洩などに関するリスク）の3つの側面から検討して設定します。
オフィスセキュリティを設定することにより、オフィスの資産を守ったり、不法侵入や災害などのセキュリティリスクに対応したりすることができます。

人的リスク

人的リスクは、人によりもたらされるリスクのことで、空間セキュリティに該当します。
侵入者などによる従業員の身体に関するリスクという意味で用いられる場合と、従業員のミスや不正などによるセキュリティリスクという意味で用いられる場合とがあります。

日本ネットワークセキュリティ協会の「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩は、紛失・置き忘れや誤操作などの人的リスクが大半を占めています。
日本ネットワークセキュリティ協会の公式サイトはこちら
情報セキュリティに関する従業員教育の実施やマニュアルなどを明確化し、従業員のリテラシーやモラルの向上に努めることで、人の行動に起因するミスやトラブル、不正、第三者による攻撃などのリスクの発生を抑えることが可能です。

また、情報漏洩の発生など非常時の対応についても周知しておくことで、被害拡大や企業の信頼損失を最小限に抑えることもできます。
これらの教育は職種や責務に応じて、アルバイトを含む全従業員を対象に、定期的に実施して徹底しましょう。さらに、仕事への意欲エンゲージメントを高めるなど、働きやすい職場を作ることも人的リスクの発生を抑えることにつながります。

情報リスク

情報リスクには、情報の紛失や流出、漏洩、盗難や盗聴などがあり、情報セキュリティに該当します。近年、テレワークの普及によって情報リスクは高まっており、情報のデータ化やペーパーレス化によるセキュリティ対策の重要性も増大しています。

情報の取り扱いに関する社内ルールを整備するなど、情報リスクへの対策を講じることで、個人情報が流出したり企業の機密情報が漏洩したりするなどのリスクを抑えることができます。
情報リスクに対する技術的対策は多岐にわたるため、何に対する対策なのかを明確にし、随時見直しや更新を実施する必要があります。

ウイルス対策ソフトやログ監視ツールを導入するなどの技術的対策を実施するだけでなく、アクセス制限の見直しやルールを明確化するなどオフィスセキュリティの仕組みを工夫することでも、情報リスクへの対策を向上させることができます。

まとめ

オフィスセキュリティは企業の信頼に関わる重大な内容であり、外部と内部、空間セキュリティと情報セキュリティなど、多方面からの導入や検討を実施する必要があります。
また、オフィスの現状を把握し、優先順位を決めて、資産やリスクに見合った対策を講じることも重要です。
従業員への教育も徹底し、オフィスセキュリティの改善に努めましょう。