働き方改革によりリモートワークが増え、従来よりも大規模なオフィスが必要なくなったため、小規模なオフィスへの移転を考える企業が増えています。
しかし移転費用を試算してみると、予想外に高コストとなり驚く人は多いです。
実際に考えている以上に、引っ越し作業に伴う無駄が発生しているかもしれません。
そこでこの記事では、オフィス移転で発生する費用の相場や、費用を抑えるためにどのようなポイントをおさえておくべきか解説していきます。

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オフィス移転の費用相場

オフィス移転にかかる主な費用は、以下の4点です。
それぞれの費用について解説していきます。

● 引っ越し費用
● 新オフィス費用
● 原状回復費用
● 敷金・仲介手数料

引っ越し費用

旧オフィスから物品を運び出す運搬費用が、業者一人あたり平均3〜5万円かかります。
事務デスクや椅子などは新調するためすべてを運び出すことは少ないですが、パソコンやプリンター、大量の書類等は安全に運び出す必要があります。
運搬作業は専門業者に依頼するのが一般的です。
オフィス移転の実績が豊富で信頼度が高い業者を選ぶことが重要ですが、廃棄物として処理する物品を引き取ってくれる業者を優先的に選ぶべきです。
運搬作業を業者に依頼せず、社員のみで行うことでコストの削減は可能です。
ただし、ある程度規模の大きい企業が社員のみで運搬作業を行うことはまずありません。
そもそも社員のみで全ての備品を運び出すことは、全く現実的ではないからです。
万が一にでも、慣れない運搬作業で社員が怪我をしたり建物の壁等を破損させてしまうなら、損害賠償が発生するだけでなく、会社としての信用を損ねることにもなりかねません。
以上の理由から、社員のみのオフィス移転で費用を抑えるのは避けるべきです。

新オフィス費用

新オフィスへの移転で発生する費用には、以下の種類があります。

・ 内装・設備工事費用
・什器購入費用
・ ネットワーク機器導入・工事費用

内装工事費用とは、内装のリフォームを業者に依頼するための費用です。
想定するオフィスのデザインによって金額は変わりますが、凝りすぎた内装にせずシンプルにすることで一坪あたり15〜20万円あたりに抑えるのが理想です。
什器購入費用とは、オフィスに新調するデスクや椅子、その他仕事に必要な家具類を購入するための費用です。
余計な運搬費用が発生するため旧オフィスの什器を引き継ぐのは避けたいですが、新調する場合も機能性がシンプルなものを選ぶことで一人あたり10〜15万円程度には抑えられます。
ネットワーク機器導入・工事費用は、ネット回線を敷設するために導入する機器費用、および導入に伴う工事費用のことです。こちらは一坪あたり5〜10万円程度となります。

原状回復費用

新オフィスへの移転時には、旧オフィスを入居時の状態に戻すための原状回復費用が発生します。
入居時に支払った敷金分が差し引かれて計算されます。
原状回復費用は壁紙や床板の修繕に伴う費用が大部分を占めるため、内装の状態が良いほど費用は安くなります。
一般的には、1坪あたり5〜15万円程度となります。
基本的に大きいビルほど原状回復費用は高額になります。
原状回復はオーナーが契約している業者が担当することが多いですが、業者によっては原状回復の範疇を超えると思われる部分まで修繕費用に含めることで高額になる場合があるので、あらかじめオーナーと話し合って負担割合を決めておくなどの対策が必要です。

敷金・仲介手数料

敷金とは、管理上のトラブルが発生した際に備えて、オーナーに対して一定額を保証金として預けておくための費用です。礼金はオーナーに支払うチップのような形式的費用です。
敷金は入居時に支払う「原状回復費」であり、原則は退去時に返却されるため損にはなりません。
ただしオフィス移転の場合は、退去時の原状回復費用の一部として充当されることが多いです。
移転先がオフィスの多い大手ビルである場合、礼金は必要なく敷金のみが発生することが多いですが、オーナーによっては礼金の支払いを求められる場合もあります。

オフィス移転費用を抑えるポイント

オフィス移転費用を抑えるために、以下のポイントを抑えておきましょう。

・備品の運搬は信頼のおける業者に依頼する
・新オフィスの内装はできるだけシンプルにする
・ 余計なパーティション・仕切りを設けない

旧オフィスから備品を運搬する費用については、運搬作業をすべて社員で行うよりも、実績があり信頼のおける業者に依頼することをおすすめします。
引っ越しのプロであるため作業効率も早いですし、誤って建物の一部を破損させてしまうようなリスクも低いからです。
内装はシンプルにすることで費用を抑え、引越し前のレイアウト策定時点で、余計なパーティションが必要なくなるような空間づくりを想定しておきます。
会社の規模によっては、自由にデスクや空間を移動しながら仕事ができるフリーアドレスを導入することで、社員全員分のデスクが必要なくなり、コストを抑えられるかもしれません。

まとめ

オフィス移転に伴う低コストの実現は、必要だと思っていたものを見直すことから始まります。
大企業の中には、オフィスワークとリモートワークのハイブリッド形式にすることで、移転費用を大幅にカットしている企業もあります。
今後オフィス移転を低コストで実現したいと考えている方は、「働き方」そのものを見直すところから始めてもよいかもしれません。