組織や部署の改変や新規事業の立ち上げなど、オフィス内のレイアウト変更を実施する機会は不定期に訪れます。
新入社員が入ってくる４月や企業の決算期に合わせてのタイミングが考えられるでしょう。
この記事では、レイアウト変更を外部の業者に依頼すべきかどうか依頼する場合の段取りについて紹介します。

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オフィスレイアウトを業者に依頼メリット・デメリット

レイアウト変更は、自分たちで実施する場合と業者に依頼する場合の2通りです。
ここでは、業者に依頼する場合のメリットとデメリットを紹介します。

メリット

大がかりな変更を実施する場合は、机や椅子の場所移動だけではありません。
配線の変更など、内装工事を実施する必要があります。
別の場所への移動も含まれている場合は、机や椅子以外にも、ロッカーなどの引っ越し作業も必要です。
本棚やキャビネットは、地震が発生した際に転倒しないように防止対策が必要となります。
防止対策は専門知識が必要なため、業者に依頼した方が確実でしょう。
業者に依頼する場合、土日などの休み中に対応してもらうことが可能です。
休み中にレイアウト変更が完了すれば、業務への影響を最小限に抑えることが可能となります。

デメリット

レイアウト変更を業者に依頼した場合は、費用がかかります。
さらにオフィス移転コンサルを利用している場合は、コンサルに支払う費用も発生するでしょう。
このように業者に依頼した場合は、費用面がデメリットの1つです。
また依頼した業者に、こちらの要望が正しく伝わっていない場合も考えられます。
要望が正しく伝わっていない状態でレイアウト変更作業が行われた場合、完成後に全然違うといった事態になりかねません。
業者に正しく要望が伝わっていない可能性のあることが、デメリットと言えます。

オフィスレイアウトを業者に依頼する流れ

オフィスレイアウトを変更依頼するときの流れを紹介します。
各工程で決めるべき内容は、確実に決めたうえで進めていくことが大切です。

目的を決める

初めに、オフィスレイアウトを変更する目的を明確にする必要があります。
組織変更や増員、社員のリフレッシュなど、それぞれ目的によって最終的な形が変わってくるでしょう。
例えば、リモートワーク主体の勤務体系に合わせたオフィスレイアウトの変更という目的なら、机や椅子の配置は、広々としたレイアウトになることがイメージできます。

業者を選定する

次に実施するのは、レイアウト変更を依頼する業者の選定です。
業者選びは費用面だけでなく、対応内容や実績なども含めて検討するのが良いでしょう。
複数の業者を候補に挙げて、特徴や得意分野を確認することが大切です。また過去の経験や実績も選定の材料にするのが良いでしょう。
業者によっては、デザインだけの対応実績や、レイアウトデザインから工事まで全体を請け負っている実績など、業者ごとに違っているのが現状です。
業者を選定した後は見積を依頼し、予算内で要望を実現できるかどうかを確認しましょう。
レイアウト変更後のアフターフォローは重要なポイントとなります。

スケジュールを決める

レイアウト変更のスケジュールを立てることが大切です。
レイアウト変更で内装工事を実施する場合は、複数の業者が入り混じって作業を実施する可能性があります。
その場合、作業箇所の重複や作業待ちの発生など、作業の段取りが悪いと停滞や後戻りが発生する可能性があるでしょう。
レイアウト変更の前に事前準備が必要な場合も考えられるため、いつまでに何の作業を終わらせておくのか、作業順序を細かく決めておくことが重要です。

レイアウト変更の実施

スケジュールが決まった後は、社内への通達や事前準備に取りかかります。
事前準備に時間がかかる場合もあるため、レイアウト変更のスケジュールから逆算して、対応することが必要です。

オフィスレイアウトを業者に依頼するときの費用

業者に依頼する場合は、費用がかかります。費用が高額で予算に合わない場合は、業者を変更する必要があるでしょう。
また費用が予想外に安い場合も要注意です。
作業内容やサービス内容が不足していることが考えられます。
費用と作業内容を見比べて、妥当な内容であるかどうかを検討することが重要です。
業者から出てきた見積に疑問がある場合は、業者に問い合わせることが重要となります。
問い合わせに対して、業者からの返答内容を見るためです。的確で丁寧な返答であれば、良い業者と言えます。
不明確で不十分な返答しか無かった場合は、業者を選定し直した方がよいでしょう。

オフィスレイアウトを業者に依頼するときの選び方

依頼する業者を選定する場合、可能な限り多くの業者から見積を受け取って、検討するのが良いでしょう。
見積の作業内容や費用の妥当性、業者自体の対応の良し悪しなど、総合的に判断して業者を決定することが大切です。
業者が過去に対応した事例があれば、確認しておきましょう。

レイアウトの雰囲気に好感が持てない場合は、別の業者にするのが良いと考えられます。
レイアウトは会社のイメージにもつながるため、慎重に業者を選定することが大切です。
レイアウト変更した後のアフターフォローの内容に関しても、確認しておく必要があります。

オフィスレイアウトを業者に依頼する時のポイント

レイアウト変更に対するこちらの要望を正しく理解し、要望に沿った形で提案してくれる業者を選ぶことが大切です。
レイアウトは完成した後、何年も使用していくことが考えられます。
そのため、要望に近い形で実現しようと対応してくれる業者に、依頼することが大切です。

まとめ

オフィスのレイアウトは、仕事する上で重要な要素となります。
清潔で整理されたレイアウトであれば、作業効率が向上し、モチベーションの維持にも役立つでしょう。
会社のブランディングにもつながる場合もあるため、プロのデザイン会社に依頼するのがおすすめです。